青島會務(wù)服務(wù)做好大型會務(wù)工作的策略

 

 

青島大型會務(wù)服務(wù)策略一；掌控好大局。所謂會務(wù)工作的大局就是會議的目的、主題、基本要求、參會范圍等宏觀策略上的安排，把握住了大局，才能保證會議的效果，著手具體會務(wù)工作才能不偏離方向，才會有條不紊，減少重復(fù)勞動與差錯(cuò)。首先，確定召開會議的必要性，即召開此次會議是否符合上級的要求和當(dāng)前工作的實(shí)際需要，召開的時(shí)機(jī)是否恰當(dāng)，是否有比較充實(shí)的內(nèi)容安排和重要的工作部署等。其次，科學(xué)確定好會議的基本框架，例如：選擇會議時(shí)間應(yīng)多考慮出席領(lǐng)導(dǎo)和貴賓的因素，選擇會議地點(diǎn)應(yīng)多考慮會議內(nèi)容需要、參會人員規(guī)模、車輛停放以及食宿便利等因素，確定參會人員的范圍則主要考慮會議的目的和要達(dá)到的效果。再次，做好會議方案的征求意見和報(bào)批工作。方案確定前應(yīng)當(dāng)充分征求各方意見，嚴(yán)格履行報(bào)批程序，盡量減少會議事項(xiàng)的中途變更和增減。最后，通過對會議宏觀上的把握來調(diào)控具體事項(xiàng)。例如，有些會議想安排的內(nèi)容很多，但為了確保整個(gè)會議活動的緊湊有序、不出差錯(cuò)，就需要壓縮會議議程；有些會議經(jīng)費(fèi)比較緊張，就需要相應(yīng)簡化議程、活動、場景布置等來減少支出。

 

 

 

青島大型會務(wù)服務(wù)策略二；把握好重點(diǎn)。一是落實(shí)參會人員。該到的不到，人來的不齊，這個(gè)會議的效果自然可想而知。會務(wù)人員必須認(rèn)真做好會議通知工作，注意反饋統(tǒng)計(jì)具體參會人員名單和聯(lián)系方式，需要時(shí)執(zhí)行請假制度。對于出席領(lǐng)導(dǎo)和貴賓的邀請工作要積極主動，必要時(shí)會議主辦單位負(fù)責(zé)人應(yīng)親自出面，并落實(shí)專人跟蹤。二是保證會議材料的質(zhì)量。會議的材料主要有會議主報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話、交流發(fā)言材料等，它是會議各項(xiàng)內(nèi)容的具體載體，是會議順利召開的基礎(chǔ)。會議材料質(zhì)量不高，會議肯定不會成功。準(zhǔn)備會議材料是重點(diǎn)工作，需要會議主辦單位領(lǐng)導(dǎo)親自關(guān)心，直接把關(guān)，做到精益求精。三是落實(shí)會務(wù)工作負(fù)責(zé)人和現(xiàn)場總調(diào)度。確定總攬各項(xiàng)會務(wù)工作的負(fù)責(zé)人，一般是部門辦公廳（室）主任，特別重要的會議可由主辦單位領(lǐng)導(dǎo)直接上陣指揮協(xié)調(diào)。此外，在會議現(xiàn)場也應(yīng)明確一個(gè)總調(diào)度人員，所有會議現(xiàn)場事項(xiàng)統(tǒng)一向其匯報(bào)，由其決斷和安排，避免遇到一些意外情況出現(xiàn)混亂。

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