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1、確定會(huì)議名稱，會(huì)議名稱也就是會(huì)議的題目，如“全國衛(wèi)生工作會(huì)議”“全國新型農(nóng)村合作醫(yī)療試點(diǎn)工作會(huì)議”等。規(guī)范的會(huì)議名稱一般由三部分組成：一是會(huì)議范圍，二是會(huì)議內(nèi)容，三是會(huì)議性質(zhì)。其中會(huì)議性質(zhì)包括“現(xiàn)場會(huì)”“啟動(dòng)會(huì)”“工作會(huì)”“座談會(huì)”“研討會(huì)”等。
2、初定會(huì)議步驟，會(huì)議步驟包括會(huì)議的議程、程序、日程等。議程是會(huì)議議題的先后順序，是會(huì)議程序的基礎(chǔ)。程序是對(duì)會(huì)議各項(xiàng)活動(dòng)，如各種儀式、領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議發(fā)言、參觀活動(dòng)等，按照先后順序做出安排。日程是對(duì)會(huì)議的活動(dòng)逐日作出的安排，是程序的具體化。會(huì)議的步驟是會(huì)議有條不紊進(jìn)行的保證，一旦經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，切不可隨意變動(dòng)。
3、草擬會(huì)議通知，會(huì)議通知一般包括會(huì)議的名稱、開會(huì)的目的和主要內(nèi)容、會(huì)期、會(huì)議地點(diǎn)和食宿地點(diǎn)、與會(huì)人員、報(bào)到的日期和地點(diǎn)、需要攜帶的材料和數(shù)量及材料的打印規(guī)格、個(gè)人支付的費(fèi)用、主辦單位、聯(lián)系人和聯(lián)系電話等要素。會(huì)議通知最好由與會(huì)議主題相關(guān)的人員起草，這樣更有利于通知的順利起草。報(bào)請(qǐng)上級(jí)單位批準(zhǔn)的會(huì)議，報(bào)送請(qǐng)示時(shí)，要附上會(huì)議通知的代擬稿。
4、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算，會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算開支的項(xiàng)目一般包括與會(huì)人員的食宿費(fèi)、會(huì)場的租用費(fèi)、會(huì)標(biāo)的制作費(fèi)、會(huì)務(wù)組和工作人員的房費(fèi)、膠卷購買和沖洗費(fèi)用等。如果需要邀請(qǐng)專家學(xué)者講課、作報(bào)告，還要將專家的講課費(fèi)、交通費(fèi)和食宿費(fèi)等預(yù)算在內(nèi)。
5、辦理會(huì)議報(bào)批，重要的會(huì)議必須報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審批。會(huì)議的請(qǐng)示要講清開會(huì)的理由、會(huì)議的議程、會(huì)議的時(shí)間及會(huì)期、地點(diǎn)、參加會(huì)議的人數(shù)和人員級(jí)別、會(huì)議的經(jīng)費(fèi)預(yù)算和準(zhǔn)備情況等。
6、下發(fā)會(huì)議通知，會(huì)議通知?jiǎng)?wù)必經(jīng)過處室領(lǐng)導(dǎo)審核，主管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。下發(fā)會(huì)議通知要專人負(fù)責(zé)，避免遺漏、錯(cuò)發(fā)和重發(fā)。下發(fā)會(huì)議通知應(yīng)注意兩點(diǎn)：一是會(huì)議通知下發(fā)要及時(shí)。下發(fā)過早，參會(huì)人員容易遺忘；下發(fā)太遲，與會(huì)人員收不到會(huì)議通知，即使收到通知，難于安排手頭的工作，也會(huì)降低會(huì)議的出席率。二是會(huì)議通知發(fā)出后要抓反饋。涉及多個(gè)部門、內(nèi)容重要的會(huì)議要隨會(huì)議通知附會(huì)議回執(zhí)，內(nèi)容包括參加會(huì)議人員的姓名、性別、民族、職務(wù)（職稱）、聯(lián)系電話、到會(huì)的日期、車次和航班號(hào)以及返程的日期、車次和航班號(hào)等。會(huì)前1～2天還要再次聯(lián)系，以確保與會(huì)人員能夠按時(shí)參會(huì)。
7、準(zhǔn)備會(huì)議材料，會(huì)議材料主要有三種：一是會(huì)議文件，包括下發(fā)的正式文件、文件討論稿或征求意見的文件；二是講話材料，包括領(lǐng)導(dǎo)講話材料、書面交流材料和會(huì)議發(fā)言材料；三是會(huì)議主持詞。在這里筆者重點(diǎn)談?wù)勅绾螠?zhǔn)備會(huì)議主持詞，它又叫程序稿，通過主持人在會(huì)議期間的講話來體現(xiàn)會(huì)議的程序。主持詞的起草要注意三點(diǎn)：一是要力求文字口語化。因?yàn)橹鞒衷~僅供主持人使用，其他與會(huì)人員沒有主持詞的文字稿，所以文字要通俗易懂，切忌出現(xiàn)晦澀難懂的古詩詞，或過分華麗的辭章。二是要注意會(huì)議程序的銜接。講話要承前啟后，簡明扼要地總結(jié)前面發(fā)言人的講話要點(diǎn)，順理成章地引出下一個(gè)發(fā)言人。語言要力求簡潔，避免重復(fù)和啰嗦，切忌話中套話，使人聽不出頭緒。三是主持詞的內(nèi)容要提綱挈領(lǐng)，不要有論述性的話語，篇幅不宜太長，以免沖談會(huì)議的主題。
8、選擇布置會(huì)場，開會(huì)要借助于一定的場所。會(huì)場條件的好壞、舒適程度的高低，對(duì)與會(huì)人員的心理會(huì)起到不可忽視的作用，直接影響到會(huì)議的效果。因此，要重視會(huì)場的選擇和布置。會(huì)場的大小要根據(jù)參會(huì)人數(shù)的多少來定，還要根據(jù)會(huì)議的需要考慮會(huì)場的設(shè)備，如會(huì)場的照明、空調(diào)、音響、錄音、多媒體等設(shè)備。會(huì)場的布置是辦會(huì)工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，主要有：一是會(huì)標(biāo)的布置。會(huì)標(biāo)應(yīng)與會(huì)議的名稱一致，字?jǐn)?shù)要少而精，如“全國衛(wèi)生工作會(huì)議”。二是席位卡的擺放。主席臺(tái)上擺放席位卡的原則是“左為尊，右為次”。主席臺(tái)上就座的人數(shù)最好為單數(shù)，最主要的領(lǐng)導(dǎo)居中，其他席位卡按照先左后右的順序分別依次擺放。三是主席臺(tái)的擺放。一般有兩種形式：其一，主席臺(tái)高于臺(tái)下的座位。適用于人數(shù)多、比較重要的會(huì)議，如報(bào)告會(huì)、工作會(huì)等，會(huì)場顯得比較莊重、嚴(yán)肅、正規(guī)；其二，主席臺(tái)與其他座位處于同一平面。適用于人數(shù)較少的會(huì)議，如座談會(huì)、研討會(huì)等，會(huì)場顯得較隨和，與會(huì)人員之間的關(guān)系顯得平等。四是座位的安排。安排座位一般根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)，如果是座談會(huì)，座位擺成回字形，回字的兩邊和底邊可以多擺放座位；如果是向檢查組、檢查團(tuán)匯報(bào)情況的匯報(bào)會(huì)，座位擺成回字形，但是回字的頂部和兩邊各擺一排座位，底邊可多擺放幾排座位。此外還可以根據(jù)會(huì)議的氣氛和會(huì)場的本身?xiàng)l件安排座位。
9、明確人員分工，會(huì)議的會(huì)務(wù)人員可分三個(gè)小組，一是秘書組，負(fù)責(zé)會(huì)議文件、領(lǐng)導(dǎo)講話稿等材料的起草、整理會(huì)議記錄、編發(fā)會(huì)議簡報(bào)和會(huì)議材料的歸檔等工作；二是材料組，負(fù)責(zé)會(huì)議材料袋的購買、材料的裝袋和分發(fā)，以及會(huì)議的簽到等工作；三是接待組，負(fù)責(zé)與會(huì)人員的食宿安排、會(huì)場布置以及工作人員的安排，如禮儀人員、服務(wù)人員和攝影人員等，此外還要做好會(huì)議經(jīng)費(fèi)的預(yù)決算工作。
10、會(huì)前全面檢查，會(huì)前的全面檢查是進(jìn)一步落實(shí)會(huì)議準(zhǔn)備工作的重要環(huán)節(jié)。會(huì)前檢查一般分為三個(gè)步驟，一是聽取會(huì)議所有籌備人員的口頭匯報(bào)；二是到現(xiàn)場實(shí)地檢查，包括會(huì)議材料的準(zhǔn)備情況和會(huì)場的布置工作；三是針對(duì)可能出現(xiàn)遺漏的問題，進(jìn)一步采取補(bǔ)救措施。會(huì)前檢查一般要邀請(qǐng)有關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)親臨現(xiàn)場給予指導(dǎo)。
1、本次會(huì)議是信息社會(huì)世界峰會(huì)的首次政府間籌備會(huì)議，既要處理程序性問題，又要處理實(shí)質(zhì)性問題。
2、紀(jì)明波副理事長主持籌備會(huì)議。
3、昨日記者從論壇籌備會(huì)議了解到，目前已確定有20個(gè)國家部長級(jí)官員來長，屆時(shí)，國家商務(wù)部將把“中國雜交水稻技術(shù)援外培訓(xùn)中心”授予湖南企業(yè)隆平高科。
4、中國參加了聯(lián)合國環(huán)境與發(fā)展大會(huì)的歷次籌備會(huì)議，在討論和談判國際環(huán)境公約時(shí)發(fā)揮了建設(shè)性的作用。
5、在籌備會(huì)議中，我們已就一些關(guān)鍵項(xiàng)目，取得共識(shí)。
6、如往常一樣，我在比賽前會(huì)與工程師們參加籌備會(huì)議，當(dāng)然更多時(shí)候是在模擬器訓(xùn)練中交談，我們模擬了加泰羅尼亞賽道，也就是我們這周末的比賽場地。
7、下一次籌備會(huì)議將于九月份舉行。
8、李高當(dāng)時(shí)正在華盛頓參加一個(gè)由主要碳排放國參與的籌備會(huì)議，他指出，西方的消費(fèi)者應(yīng)對(duì)碳排放負(fù)主要責(zé)任。
9、得此榮幸，我們正全力以赴，密鑼緊鼓籌備會(huì)議，以及策劃創(chuàng)意游樂活動(dòng)和精選觀光項(xiàng)目，務(wù)求給予閣下一個(gè)有意義和富挑戰(zhàn)性的會(huì)議。
10、這次亞太經(jīng)合組織會(huì)議受到廣泛關(guān)注，我們對(duì)美方為籌備會(huì)議所做的大量工作表示贊賞。
11、當(dāng)天籌備會(huì)議由吳乃仁主持,主要討論智庫籌備章程,并以連記法方式,選出十五位理事,及十一位監(jiān)事。
12、在華盛頓，Panetta當(dāng)天召集了超過12名CIA高級(jí)官員和分析人士來進(jìn)行最終的籌備會(huì)議。
13、加強(qiáng)了與UNEP等聯(lián)合國機(jī)構(gòu)的合作，參加了可持續(xù)發(fā)展世界首腦會(huì)議全球及亞太區(qū)域籌備會(huì)議。
下一句接會(huì)議的內(nèi)容。
確定會(huì)議名稱，議題，與會(huì)人員，時(shí)間地點(diǎn)，會(huì)議通知內(nèi)容。
議是指有組織、有目的的言語溝通活動(dòng)方式，是圍繞一定目的進(jìn)行的、有控制的集會(huì)，有關(guān)人士聚集在一起，圍繞一個(gè)主題發(fā)言、插話、提問、答疑、討論，通過語言相互交流信息、表達(dá)意見、討論問題、解決問題。籌劃和召開各種會(huì)議，利用會(huì)議形式來傳遞信息、溝通意見、協(xié)調(diào)關(guān)系、也是公共關(guān)系常用的一種傳播方式。
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