本文目錄

1. 行政秘書如何組織會(huì)議
2. 辦公室主任如何安排會(huì)議
3. 根據(jù)會(huì)議安排還是按照會(huì)議安排

會(huì)務(wù)工作流程

一、會(huì)前準(zhǔn)備：

1、了解掌握會(huì)議主（議）題、召開的時(shí)間、出席范圍和人數(shù)，安排會(huì)議場(chǎng)所。

2、發(fā)布會(huì)議通知。通知內(nèi)容主要包括主（議）題、時(shí)間、地點(diǎn)、出席范圍和其它需要提醒的事項(xiàng)。通知的方式主要包括列入學(xué)校會(huì)議安排表、在校園網(wǎng)公布、電話通知、電子郵件通知和書面通知等，根據(jù)會(huì)議的需要采取一種或多種方式的通知。

及時(shí)向辦公室負(fù)責(zé)人報(bào)告通知送達(dá)的情況和擬出席情況。

3、邀請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)嘉賓。如邀請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及來賓與會(huì)，要提前制發(fā)邀請(qǐng)函并在會(huì)前匯總反饋情況報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)需要，安排車輛接送事宜。

4、準(zhǔn)備會(huì)議材料。會(huì)議材料主要指會(huì)議文件、與會(huì)人員胸卡、文件袋等涉會(huì)材料與物品。在會(huì)議召開之前，提交領(lǐng)導(dǎo)審定后付印。

5、落實(shí)會(huì)場(chǎng)布置。根據(jù)會(huì)議要求做好會(huì)場(chǎng)布置。主要包括：（1）主席臺(tái)布置。包括主席臺(tái)座次和席位牌、會(huì)議材料、話筒、花卉、茶水等。（2）會(huì)場(chǎng)環(huán)境。包括會(huì)標(biāo)布置、盆花擺放、音響設(shè)備、燈光空調(diào)等必要時(shí)，安排就座區(qū)域分布。（3）落實(shí)服務(wù)人員。包括簽到服務(wù)、材料分發(fā)服務(wù)、茶水服務(wù)和其它應(yīng)急服務(wù)。

6、安排會(huì)議接待。根據(jù)會(huì)議需要，做好接站、住宿和返程票務(wù)安排等。大型會(huì)議要制作接送安排一覽表、住宿安排一覽表。根據(jù)會(huì)議安排，落實(shí)參觀游覽安排，及有關(guān)紀(jì)念品贈(zèng)送工作。

7、發(fā)布新聞信息。通知黨委宣傳部，做好新聞宣傳工作安排。如有必要，安排專人做好會(huì)議記錄，做好比那機(jī)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)的準(zhǔn)備工作。

8、協(xié)調(diào)會(huì)務(wù)工作。重大會(huì)議或會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作涉及多個(gè)單位和部門的，需要召開協(xié)調(diào)會(huì)，落實(shí)有關(guān)工作。會(huì)務(wù)協(xié)調(diào)一般要求明確工作目標(biāo)、任務(wù)、期限；明確責(zé)任部門、責(zé)任人。協(xié)調(diào)會(huì)前，一般應(yīng)提出工作分工預(yù)案。

9、檢查會(huì)務(wù)準(zhǔn)備情況。會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作布置后，要重視動(dòng)態(tài)的檢查監(jiān)督，對(duì)沒有及時(shí)完成規(guī)定任務(wù)的，要及時(shí)采取措施加以彌補(bǔ)。

二、會(huì)中服務(wù)

1、檢查會(huì)場(chǎng)布置情況。提前開啟空調(diào)設(shè)備。重點(diǎn)檢查音響等設(shè)備、主席臺(tái)的布置情況。

2、檢查服務(wù)人員就位情況。（1）檢查簽到準(zhǔn)備工作，簽到處負(fù)責(zé)人員應(yīng)該提前到位，做好簽到準(zhǔn)備工作。（2）檢查迎領(lǐng)、禮儀等其他服務(wù)人員就位情況。（3）檢查休會(huì)期間茶點(diǎn)服務(wù)等。

3、檢查會(huì)議記錄人員到位情況。記錄要準(zhǔn)確、完整；重要內(nèi)容要記清原話；必要時(shí)要做好錄音準(zhǔn)備工作。

4、檢查攝影、攝像等新聞采訪人員的到位情況。

5、做好與會(huì)人員合影的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

6、做好會(huì)議的安全保衛(wèi)和醫(yī)療保障工作。

7、編印會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。

8、編印會(huì)議通訊錄。

9、做好與會(huì)人員返程的相關(guān)安排。

三、會(huì)后工作

1、分發(fā)與會(huì)人員照片、通訊錄。

2、安排相關(guān)人員、車輛為與會(huì)人員送行。

3、做好會(huì)議記錄及相關(guān)材料的整理歸檔工作。

4、落實(shí)會(huì)議形成的決議，明確專人協(xié)調(diào)落實(shí)，必要時(shí)予以督查督辦。

5、根據(jù)工作需要，對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行必要的問候和工作聯(lián)系。

1、選好場(chǎng)地，布置會(huì)場(chǎng)，擺坐簽。（特別要注意坐簽的擺放，會(huì)標(biāo)的規(guī)范）。

2、寫好會(huì)議流程，下發(fā)會(huì)議邀請(qǐng)或會(huì)議通知（會(huì)議流程里包含會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、發(fā)言次序及會(huì)上安排的其他活動(dòng)等。）

3、安排會(huì)務(wù)人員，如需寫材料或有電子文檔演示之類要先準(zhǔn)備好材料。（注：會(huì)務(wù)人員包括簽到、接待、倒茶、發(fā)材料等人員）

1、明確會(huì)議目的

每一次開會(huì)都應(yīng)該有明確的會(huì)議目的，在發(fā)出會(huì)議邀請(qǐng)函并安排的時(shí)候，首先應(yīng)該詢問自己，為什么應(yīng)該舉辦這次會(huì)議，我想從這次會(huì)議中得到什么樣的結(jié)果。比如會(huì)議的目的是要討論產(chǎn)品的定價(jià)方案，目的就是要討論不同的定價(jià)方案，最終通過會(huì)議確定最終的定價(jià)方案；如果會(huì)議的目的是分析競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手，那么最終就要得到如何和競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手展開競(jìng)爭(zhēng)的方案。

2、設(shè)置會(huì)議時(shí)間

開會(huì)前，應(yīng)提前確定好會(huì)議持續(xù)的時(shí)間，結(jié)合第一個(gè)原則[Purpose]，給出會(huì)議應(yīng)該持續(xù)的時(shí)間，其目的是為了在確定的時(shí)間內(nèi)達(dá)到會(huì)議的目的。雖然對(duì)每一次會(huì)議都沒有固定的時(shí)間限制，但會(huì)議的時(shí)間，通常是越短越好。但很多時(shí)候，會(huì)議通常會(huì)超出我們的安排，使得會(huì)議變得低效。設(shè)置會(huì)議時(shí)間的目的是為了讓會(huì)議變得更加精確，使每一個(gè)會(huì)議的參加者都能夠貢獻(xiàn)自己的意見和建議。

3、安排會(huì)議日程

第三個(gè)原則是按照會(huì)議的目的和時(shí)間，安排好會(huì)議的日程，會(huì)議日程可以幫助會(huì)議有目的的進(jìn)行，如果會(huì)議沒有明確的日程做保障，很可能出現(xiàn)的問題就是，會(huì)議超出了原有的時(shí)間，或者會(huì)議沒有達(dá)到既定的目的。會(huì)議日程也可以保證會(huì)議的參加者都可以在會(huì)議上發(fā)生。我們常接觸到的一些國(guó)際大會(huì)都是有明確的日常的，日程保障了會(huì)議有效的進(jìn)行，而辦公室日常的會(huì)議也有日程的安排，則會(huì)收到更好的效果。

4、積極準(zhǔn)備會(huì)議

要保證在確定的時(shí)間內(nèi)達(dá)到會(huì)議的目的，就要求參會(huì)者積極的準(zhǔn)備會(huì)議，每一個(gè)會(huì)議的參會(huì)者都應(yīng)該為會(huì)議準(zhǔn)備一些問題，或者帶著問題去參會(huì)，這便可以更好的提高會(huì)議的效率。試想一下，如果在會(huì)前，沒有積極的準(zhǔn)備會(huì)議，那么在會(huì)議過程中，我們便會(huì)在聽會(huì)的時(shí)候，抽出時(shí)間來去準(zhǔn)備會(huì)議，三心二意，既浪費(fèi)了時(shí)間，會(huì)議的目的也許沒有達(dá)到。

5、專注會(huì)議過程

參會(huì)人員在會(huì)議過程中應(yīng)當(dāng)專注，應(yīng)集中精力在會(huì)議上，避免處理其他工作。我在工作中參加會(huì)議時(shí)，常常有同事去處理其他的事情，他在會(huì)議上只是一個(gè)擺設(shè)，參會(huì)只是例行公事，不參與討論，不提供意見，如果有問題問到時(shí)，甚至還需要多次重復(fù)問題，如此分心參加會(huì)議，很難達(dá)到會(huì)議目的。

6、確定會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)

最后，會(huì)議應(yīng)該有明確的負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)人目的保證會(huì)議的前五個(gè)原則高效進(jìn)行。

會(huì)議有目標(biāo)，就容易實(shí)現(xiàn)目的，的目的，時(shí)間，日程，準(zhǔn)備，專注，領(lǐng)導(dǎo)六個(gè)原則，可保證會(huì)議的

【溫馨提示】本次分享的辦公室如何安排會(huì)議工作和辦公室主任如何安排會(huì)議的問題是否解決了您的問題，部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請(qǐng)以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會(huì)議公司提供：青島會(huì)議收費(fèi)，青島會(huì)議旅游，青島會(huì)議酒店，青島會(huì)議主持人，青島會(huì)議場(chǎng)地，青島會(huì)議公司策劃，青島會(huì)議接待服務(wù)等。