本文目錄

1. 如何開(kāi)好項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議
2. 如何召開(kāi)成功高效的項(xiàng)目會(huì)議
3. 如何開(kāi)好項(xiàng)目會(huì)議

由于項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議主要是信息展示而不是討論，一般時(shí)間都比較短，因此一些需要與會(huì)各方認(rèn)可或承諾的事宜，需要在啟動(dòng)會(huì)議前溝通清楚，否則會(huì)嚴(yán)重影響啟動(dòng)會(huì)議的效果。

另外，根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況，項(xiàng)目的內(nèi)、外部啟動(dòng)會(huì)議也可以合二為一，但項(xiàng)目經(jīng)理一

定需要兼顧各與會(huì)者所關(guān)心的內(nèi)容。

能否開(kāi)好項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議，關(guān)鍵取決于前期準(zhǔn)備工作是否做得充分和到位，當(dāng)然啟動(dòng)會(huì)議文稿的組織、會(huì)議的形式、項(xiàng)目經(jīng)理的臨場(chǎng)表達(dá)也非常重要。

成功高效的項(xiàng)目會(huì)議必須做好會(huì)議的管理，包括會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中安排及會(huì)后落實(shí)等。

1.會(huì)前準(zhǔn)備

會(huì)前準(zhǔn)備：明確會(huì)議目的→明確與會(huì)者→明確會(huì)議日程→通知與會(huì)者→開(kāi)會(huì)

2.會(huì)中安排

首先進(jìn)行會(huì)議導(dǎo)入，說(shuō)明議題及其重要性，期望達(dá)到的目標(biāo)。充分發(fā)言引出意見(jiàn)，可以指名、交替或以全員為對(duì)象發(fā)問(wèn)，再整理歸納眾人提出的意見(jiàn)，刪除一些離題和目前沒(méi)有能力做到的意見(jiàn)，評(píng)估各個(gè)意見(jiàn)的優(yōu)缺點(diǎn)及評(píng)估意見(jiàn)能否達(dá)到議題的目的并做好會(huì)議紀(jì)要。

一個(gè)成功高效的項(xiàng)目會(huì)議通常會(huì)遇到以下問(wèn)題，要有技巧地主持會(huì)議。

(1)上下級(jí)同時(shí)出席會(huì)議，影響下級(jí)發(fā)表意見(jiàn)

可以指名下屬發(fā)言。請(qǐng)上級(jí)不要做結(jié)論性發(fā)言，否則下級(jí)只能隨聲附和或保持沉默。不要讓下級(jí)在上司面前受困。

(2)面對(duì)習(xí)慣性的反對(duì)者

會(huì)議主持者可呼吁提出建設(shè)意見(jiàn)，反對(duì)意見(jiàn)保留，在下一步討論。

(3)脫離主題現(xiàn)象

此時(shí)會(huì)議主持者應(yīng)可詢問(wèn)討論的內(nèi)容與正題的關(guān)系，及時(shí)打斷討論回到正題，也可暫停休息，再次開(kāi)會(huì)時(shí)要求針對(duì)主題討論。

(4)私自交流者

可采取制造片刻寂靜，讓私自交流者警覺(jué)或請(qǐng)私自交流者將討論的問(wèn)題和大家說(shuō)明。

(5)與會(huì)人員內(nèi)向，不主動(dòng)發(fā)表意見(jiàn)

可指名請(qǐng)其就有關(guān)專長(zhǎng)問(wèn)題發(fā)表看法，也可先詢問(wèn)同意與否再詢問(wèn)理由。

(6)提問(wèn)題過(guò)于抽象

建議將意見(jiàn)具體化再進(jìn)行闡述，或詢問(wèn)其他人是否聽(tīng)懂有關(guān)的意見(jiàn)。

(7)與會(huì)人員發(fā)生爭(zhēng)執(zhí)

請(qǐng)爭(zhēng)執(zhí)各方把觀點(diǎn)分別說(shuō)明，并寫下來(lái)，比較兩者異同。尋求其他人的意見(jiàn)。

3.會(huì)后工程

(1)安排

審核和歸納會(huì)議紀(jì)要做出結(jié)論→任務(wù)分解→指定責(zé)任人

(2)跟蹤會(huì)議結(jié)論的實(shí)施

跟蹤結(jié)論的實(shí)施成果，評(píng)估結(jié)果是否達(dá)到會(huì)議的目標(biāo)，是否發(fā)現(xiàn)新問(wèn)題，需要再進(jìn)行討論。

如何開(kāi)好項(xiàng)目會(huì)議?

在項(xiàng)目管理中，會(huì)議是關(guān)鍵組成部分，它們幫助團(tuán)隊(duì)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)、解決問(wèn)題并確保項(xiàng)目進(jìn)展順利。為了開(kāi)好項(xiàng)目會(huì)議，我們需要了解并遵循一些基本步驟和最佳實(shí)踐。本文將詳細(xì)介紹 PMP 8大會(huì)議，幫助您更好地管理項(xiàng)目會(huì)議。

項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)，作為啟動(dòng)階段結(jié)束時(shí)召開(kāi)的會(huì)議，主要任務(wù)是發(fā)布項(xiàng)目章程、任命項(xiàng)目經(jīng)理，并賦予項(xiàng)目經(jīng)理動(dòng)用組織資源的權(quán)力。在會(huì)議前，應(yīng)確保對(duì)干系人進(jìn)行了識(shí)別，并已有干系人登記冊(cè)與干系人管理策略。客戶方領(lǐng)導(dǎo)需表達(dá)信息化推動(dòng)的決心，向項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目小組成員進(jìn)行授權(quán)，以調(diào)動(dòng)員工積極性。同時(shí)，會(huì)議應(yīng)規(guī)劃風(fēng)險(xiǎn)初步識(shí)別，并允許項(xiàng)目經(jīng)理向干系人匯報(bào)粗略的項(xiàng)目計(jì)劃。

項(xiàng)目開(kāi)踢會(huì)議，發(fā)生在規(guī)劃階段結(jié)束，其主要目的是正式批準(zhǔn)綜合性項(xiàng)目計(jì)劃，并在干系人之間達(dá)成共識(shí)。此時(shí)，組織結(jié)構(gòu)已確定，團(tuán)隊(duì)成員的角色與職責(zé)也被定義。會(huì)議中需要對(duì)項(xiàng)目的范圍、進(jìn)度、成本及風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)等事項(xiàng)進(jìn)行確認(rèn)，以確保項(xiàng)目執(zhí)行順利進(jìn)行。

焦點(diǎn)小組會(huì)議與引導(dǎo)式研討會(huì)，前者旨在將干系人和主題專家集中，了解他們對(duì)提議產(chǎn)品、服務(wù)或成果的期望和態(tài)度；后者通過(guò)邀請(qǐng)跨職能干系人參與，對(duì)產(chǎn)品需求進(jìn)行集中討論與定義。引導(dǎo)式研討會(huì)有助于建立信任、促進(jìn)關(guān)系、改善溝通，并有利于參加者達(dá)成一致意見(jiàn)。

規(guī)劃會(huì)議與分析，作為風(fēng)險(xiǎn)管理過(guò)程的第一個(gè)會(huì)議，目標(biāo)是制定風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃。會(huì)議需要項(xiàng)目經(jīng)理、相關(guān)團(tuán)隊(duì)成員和干系人等參與，以確定風(fēng)險(xiǎn)管理活動(dòng)的總體計(jì)劃、成本種類和進(jìn)度活動(dòng)，并建立或評(píng)審風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急儲(chǔ)備的使用方法。會(huì)議輸出將匯總在風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃中。

狀態(tài)審查會(huì)，監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)的最后一個(gè)工具與技術(shù)，其目的在于定期審查項(xiàng)目狀態(tài)，包括風(fēng)險(xiǎn)和不確定性、項(xiàng)目小組人員安排、內(nèi)部交流界面形成、報(bào)告制度、客戶關(guān)系、分包和承包者關(guān)系等。會(huì)議時(shí)間取決于已識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)的優(yōu)先級(jí)和應(yīng)對(duì)難度。

投標(biāo)人會(huì)議，在投標(biāo)書或建議書提交之前，旨在確保所有潛在賣方對(duì)采購(gòu)技術(shù)要求和合同要求有清晰一致的理解，確保公平競(jìng)爭(zhēng)。會(huì)議需確保所有問(wèn)題回答并納入采購(gòu)文件，確保所有潛在賣方信息一致。

項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)總結(jié)會(huì)，任何項(xiàng)目收尾階段都需總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，更新知識(shí)庫(kù)，作為組織過(guò)程資產(chǎn)供未來(lái)項(xiàng)目參考。經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)應(yīng)由項(xiàng)目干系人參與、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)編寫、項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)，并由 PMO歸檔。

為了開(kāi)好項(xiàng)目會(huì)議，確保會(huì)議目標(biāo)明確、參與者充分準(zhǔn)備、議程有效、討論內(nèi)容聚焦、決策迅速實(shí)施，并在會(huì)后進(jìn)行追蹤與反饋，以持續(xù)改進(jìn)會(huì)議效率與效果。遵循這些步驟，您將能夠更高效地管理項(xiàng)目會(huì)議，推動(dòng)項(xiàng)目成功。

【溫馨提示】關(guān)于如何開(kāi)好項(xiàng)目安排會(huì)議，如何開(kāi)好項(xiàng)目安排會(huì)議記錄的介紹，部分內(nèi)容來(lái)自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請(qǐng)以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會(huì)議公司提供：青島會(huì)議設(shè)備，青島會(huì)議接送，青島會(huì)議住宿，青島會(huì)議場(chǎng)地，青島會(huì)議模特，青島會(huì)議公司策劃，青島會(huì)議接待服務(wù)等。