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參加了不計其數(shù)的會議，也主持過很多的會議。既曾是會議主要的發(fā)言者，也曾經(jīng)是會議的權(quán)威主持者。
我的體會是會議非常非常重要，對于個人是脫穎而出的閃光時刻，對于組織是激發(fā)創(chuàng)意，攻克難關(guān)，凝聚共識的重要時機(jī)。
但會議上好的發(fā)言，組織良好的會議其實(shí)確實(shí)不多。大多數(shù)的會議總有幾個人發(fā)言冗長，邏輯不清。或者會議議題不明，會場混亂，會后沒有共識，即使是會議有結(jié)論，但開完會就是開完會，一切如常。
寧向東老師的《清華管理學(xué)課》就教了我們一些開會的基本原則和技巧。
1、會議必須要提前設(shè)計，即使是臨時性的碰頭會也應(yīng)該按照固定的程序執(zhí)行；
2、會議必須有一個結(jié)果；
3、會議必須有議程，有紀(jì)律；
4、會議的結(jié)果必有有人跟蹤落實(shí)；
5、主持會議需要不斷鍛煉；
（高度的自信，對局面的及時掌控和調(diào)整，以及清晰表達(dá)自己看法的能力）
第一類：自上而下，決策已經(jīng)做出，就是傳達(dá)，理解，執(zhí)行（年度工作會，動員會）；
第二類：由上級啟動，為了共同決策或者尋找正確決策的必要信息，促進(jìn)信息的有效溝通，需要高質(zhì)量的發(fā)言。
第三類：平級啟動，沒有權(quán)威。不容易取得好效果。
開會前設(shè)計會議大部分單位都有再做，準(zhǔn)備資料，議程議題，但普遍比較粗造。
缺乏針對議題的專門安排，缺乏時間控制，缺乏參會人員的精確分析，缺乏會議預(yù)期結(jié)果的分析，缺乏對議題優(yōu)先級別的分類及不同議題的不同安排。
好的管理者必須用好管理工具，寧老師通過“目標(biāo)-過程-人員”，給我們提供了一個會議安排的表格。
三星公司會議的要求：
八個必須是：
凡是會議，必有準(zhǔn)備
凡是會議，必有主題
凡是會議，必有紀(jì)律
凡是會議，會前必有議程
凡是會議，必有結(jié)果
凡是開會，必有訓(xùn)練
凡是開會，必須守時
凡是開會，必有記錄
三個公式是：
1、光是開會，如果會后沒有人落實(shí)，等于零。
2、會議上布置了工作，但是會后不進(jìn)行檢查，等于零。
3、抓住了不落實(shí)的事，同時追究了不落實(shí)的人，等于落實(shí)。
主持好一場會議，確實(shí)非常考驗(yàn)主持的能力。會議議題的難易程度，會議參會者的矛盾沖突，會議突發(fā)狀況，等等都需要主持者去現(xiàn)場把控。考驗(yàn)主持者的領(lǐng)導(dǎo)能力，語言能力，思維能力，概況總結(jié)能力，溝通能力
我們曾經(jīng)的一位領(lǐng)導(dǎo)，對工作非常負(fù)責(zé)任。但受限于自身眼界的原因，采用的威權(quán)式的領(lǐng)導(dǎo)方式，由于通過權(quán)力已經(jīng)形成一言堂的局面，所以他開會的模式就是匯報工作，布置工作，追究責(zé)任。整個會場氣氛壓抑，沒有爭論，沒有提問，但對于達(dá)到他的布置工作的目標(biāo)，效率非常高。
缺點(diǎn)就是大家會上不發(fā)言，不為他提供信息，不去否定他錯誤的認(rèn)知，甚至希望看到形勢按照他的方法走到死路。這樣的會議也是失敗的會議。
還有一個領(lǐng)導(dǎo)，限于自身的工作經(jīng)歷，自身的能力不足，主持會議1、是他的發(fā)言冗長，邏輯不清，2、是無法掌控會議，甚至當(dāng)場被參加會議者否定質(zhì)疑。3、會議無法達(dá)成共識或結(jié)論。
會議主持是“教練和裁判的結(jié)合體”，教練的專業(yè)與威信，裁判的公正與權(quán)威。
1、ABCO流程
Action：主持人必須開會前預(yù)見到如何使每一位參加會議的人都知道，我們今天的會議要做什么，要有什么樣的行動。
Benefit：要請參加會議的人都能夠意識到，達(dá)到會議所要實(shí)行的目標(biāo)，對大家有什么好處。
發(fā)號施令的會議更強(qiáng)調(diào)它的儀式感和神圣性。
而協(xié)商性的會議發(fā)起者和主持人作用格外重要。
Challenge：我們將遇到怎樣的困難，我們?nèi)绾螀f(xié)同資源，如何解決問題，就構(gòu)成了溝通的主題。
Overcome：克服困難，共同解決。
2、因事找人，因人議事：
安裝A和B來分析不同的人，我們需要選擇那些需要他們采取行動，同時我們知道他們可以從會議的討論及隨后的行動中獲益的人。這些人構(gòu)成了參會者的主要成員。
3、引導(dǎo)會議：
不管它是前面喜悅，還是在后面推動，好的引導(dǎo)者都會想盡辦法讓會議朝向自己預(yù)先設(shè)計的方向發(fā)展。
4、主持會議需要練習(xí)：
如何面對沉默？出現(xiàn)爭議是及時打斷還是讓子彈飛一會？觀察／學(xué)習(xí)／不懈地練習(xí)；
第一維：緊扣主題：
第一步：緊扣主題：第二步：建設(shè)性：（對直接形成結(jié)論有建設(shè)性，在關(guān)鍵處提供新信息）
我的方法：
1、不站在自己的角度，站在會議發(fā)起者的角度想事情，畫邏輯框圖，“思維導(dǎo)圖”之類的推理圖。
2、背后邏輯：會議發(fā)起者開會是因?yàn)轭^腦中這個邏輯圖不完整，需要你來參與，提供信息，提供理論知識等；
3、我們所要做的就是爭取幫助他把不連貫的東西連貫起來，不完整的東西，讓他趨于完整。
第二維：前后呼應(yīng)：
注意讓融入集體，承上啟下獲得前后的呼應(yīng)。
最高境界的發(fā)言，是能夠把握整個會議的思考脈搏，能夠和最有價值的那些發(fā)言形成前后呼應(yīng)。
第三維：給發(fā)言加包裝：
對講話做一個包裝，讓表達(dá)更加出色。
方法：
1、最簡單的辦法，采用問題導(dǎo)入法；
2、把問題變成一個故事，故事要有震撼力，對你發(fā)言有證據(jù)和支持作用；
3、你可以從數(shù)據(jù)開始你的發(fā)言；
4、時間控制在10分鐘以內(nèi)；
5、講話結(jié)束前一定不要忘記做一個總結(jié)；
第四維：避免誤傷：
千萬不要對同事形成誤傷，同時保護(hù)好自己；
研討型會議需要給大家足夠多的信息，但信息越多，情節(jié)越細(xì)，就越容易引起誤傷。
1、減少會議
亞馬遜貝佐斯。他的理念是公司老開會，意味著大家溝通討論的事情多，一定是公司的組織和流程出了問題。所以，與其在如何開好會議上大做文章，還不如在組織功能上積極改善，一定要努力把會議溝通保持在最低限度。
會議按照規(guī)范走，1、發(fā)起會議者要用陳述文的方式把要討論的問題描述清楚，2、還有自己先提出解決方案，并且要給出數(shù)據(jù)、圖表和分析等詳實(shí)資料作為支撐。3、開會前10分鐘，所以人集中時間閱讀這6頁紙。然后再開始討論環(huán)節(jié)。
開會是一群人的交互溝通，包括權(quán)力的交互、信息的交互、認(rèn)知的交互、也包括情感的交互、利益的交互。
（真理常常是握在少數(shù)人手里的，所以，一定不要太依靠會議，依靠群體來決策。）
2、分配務(wù)實(shí)與務(wù)虛時間
臺灣聯(lián)強(qiáng)杜書伍老板。強(qiáng)勢老板追求高效率的會議，但這不適合于競爭局面比較復(fù)雜，信息分散，或者公司運(yùn)營呈現(xiàn)危機(jī)的時期。因?yàn)槟莻€時刻，信息是比較亂的，如果決策不能有效地搜集各路信息，就有可能做出錯誤的決策。如果要求下屬立刻提出有價值的回答，就會抑制員工講話的積極性。
應(yīng)該允許一部分會議沒有“效率”，并不是立刻得出結(jié)論。所以每個會議都要預(yù)留“務(wù)虛”時間。
公司會議時間應(yīng)該是七三開。七成用于處理緊要的事情，進(jìn)行決策和布置任務(wù)。另外三成，則用于討論那些并不那么緊急的事情，用來扯扯淡，啟發(fā)大家思考。
開會是發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)有潛力的中層干部的過程。
3、會后紀(jì)要
會議結(jié)束后，3個小時之內(nèi)必須要出一個紀(jì)要。明確下一步的行動，并且把每一個行動分解落實(shí)到每個人頭上。哪怕會議沒有取得決議，還需要再開一次會議，也會有人需要落實(shí)總結(jié)工作，就是負(fù)責(zé)下一次會議的準(zhǔn)備工作。
備忘錄：一、會議的總結(jié)和結(jié)論；2、進(jìn)一步需要討論的問題；3、誰來承擔(dān)什么責(zé)任，包括啟動下次會議；4、下一步的努力方向和目標(biāo)；
1、用會議衡量組織的管理水平。不同的權(quán)力結(jié)構(gòu)，不同的領(lǐng)導(dǎo)模式，相應(yīng)地就有不同的會議形式。但是，在不同的會議形式中，也存在著效率高低的問題。可以說，“會議質(zhì)量”是組織管理水平的一個體現(xiàn)。提高會議效率的關(guān)鍵，在于領(lǐng)導(dǎo)者的認(rèn)識。
2、從文化建設(shè)的角度看待會議。改善會議質(zhì)量的方法，關(guān)鍵是要形成會議規(guī)則和會議文化，會議規(guī)則容易寫成文本，但是，會議是否能夠開得高效，會議是否達(dá)到了目的，實(shí)際上是組織文化的反映。
3、建立有效的開會模版。在一個組織中，往往存在著不同的層級，不同的工作方式，所以，會議不可能千篇一律。但好的組織，一定要有高效會議的訓(xùn)練，包括召開不同類型會議的模版和最佳做法的分享體系。
4、不召開沒有準(zhǔn)備的會議。會議是一種群體溝通的方式，不存在著超越組織、流程之外的會議。應(yīng)該像亞馬遜案例一樣，看待會議的本質(zhì)。會議召開之前，必須要精心規(guī)劃，明確主題、人員，并預(yù)判大家的參與程度。然后，由此來確定議程，會前作出積極準(zhǔn)備。
5、明確區(qū)分務(wù)實(shí)會和務(wù)虛會。務(wù)實(shí)就是務(wù)實(shí)，務(wù)虛要有務(wù)虛的樣子。每個會議都應(yīng)該有一個清晰的議程，要明確是否就某一個議案在會議上作出決議。如果不需要決議，就是務(wù)虛會，務(wù)虛會的過程控制極其重要，內(nèi)容一定要與未來的業(yè)務(wù)緊密相關(guān)。不能在將來務(wù)實(shí)的內(nèi)容，不適合會議討論，一般不作為務(wù)虛會的內(nèi)容。
6、建立會議的兩級責(zé)任人。召開務(wù)實(shí)會，就是為了作出明確的決議，決議之前要有對于會議效率負(fù)責(zé)的責(zé)任人，決策之后要有落實(shí)會議決議的責(zé)任人，要通過明確的備忘錄和執(zhí)行計劃來反映會議決議。明確兩個責(zé)任人，是對于會議結(jié)果落地的體系保證。
7、用獎懲來提高會議效率。會議的目標(biāo)，最后一定要呈現(xiàn)為結(jié)果，而這個結(jié)果應(yīng)該和組織的長遠(yuǎn)目標(biāo)、年度目標(biāo)是一致的，應(yīng)該根據(jù)結(jié)果來安排相應(yīng)的獎懲。只有獎懲到位，會議效率才能提高。開扯皮會多的企業(yè)，基本都是業(yè)績評價制度較差的企業(yè)。
8、恰當(dāng)?shù)匕才艜h的實(shí)體部分和虛擬部分。隨著組織規(guī)模的擴(kuò)大和移動互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的進(jìn)步，組織成員之間的聯(lián)系方式日趨多樣化，所以，工作聯(lián)系客觀上已經(jīng)分為實(shí)體聯(lián)系層次和虛擬聯(lián)系層次。會議，作為群體聯(lián)絡(luò)的方式，也對應(yīng)地會加大虛擬的部分。不過，究竟是郵件、微信或者其它形式，都應(yīng)該揚(yáng)長避短、有機(jī)地加以使用。
秘書做好會議記錄的技巧和注意事項
任何一次成功的會議，都缺少不了秘書的創(chuàng)造性和服務(wù)性勞動。僅圍繞會議議題，秘書人員做好會議記錄，就要付出許多的精力和汗水。因此，本文對秘書人員做好會議記錄中的技巧和注意事項作一探討，從一個側(cè)面來認(rèn)識秘書在會議中的職責(zé)。
一、會前記錄準(zhǔn)備
選好記錄人員是做好記錄的關(guān)鍵。記錄人員需要有良好的素質(zhì)，要有認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，具備秘書工作知識，掌握基本技能，如果能學(xué)會速記就更好。同時也需要實(shí)際訓(xùn)練，提高記錄速度。會議一般要有相對固定的記錄人員。專人負(fù)責(zé)，可以熟悉出席人員，了解會議有關(guān)內(nèi)容，熟練掌握記錄基本方法。如果是臨時指派的人員，會務(wù)工作負(fù)責(zé)人就必須向其交代清楚記錄要求，必要時會前做些適當(dāng)?shù)妮o導(dǎo)。
記錄人員要準(zhǔn)備好記錄工具。一要準(zhǔn)備足夠的鋼筆、鉛筆、筆記本和用于會議記錄的紙張。會議記錄可采用統(tǒng)一制發(fā)的會議記錄本或記錄紙，使用灌注有黑色、藍(lán)黑色墨水的鋼筆。若用圓珠筆，也必須是經(jīng)國家檔案局鑒定的，這種圓珠筆芯上標(biāo)有“DA”(檔案的拼音字頭)標(biāo)記。二要準(zhǔn)備錄音機(jī)等現(xiàn)代記錄工具作為手工記錄的補(bǔ)充。使用錄音機(jī)時要備有足夠的磁帶，重要的會議要有錄音，從而使整理會議記錄時“有據(jù)可依”，定期召開的會議一般不錄音。但記錄人員不能迷信錄音機(jī)，不能凡會錄音，而當(dāng)場不手工記錄，指望會議結(jié)束后根據(jù)錄音來整理。其實(shí)會后根據(jù)錄音整理，往往要花費(fèi)會上好幾倍的時間，記錄速度慢，不易把握重點(diǎn)。要提倡會后將書面會議記錄對照錄音校對，保證記錄準(zhǔn)確無誤。還可選擇筆記本電腦、電子記事本等工具來記錄會議信息。
記錄人員在開會前要提前到達(dá)會場，并落實(shí)好用作會議記錄的位置。安排記錄席位時要注意盡可能靠近主持人和發(fā)言人，或擴(kuò)音設(shè)備旁，便于準(zhǔn)確清晰地聆聽他們講話內(nèi)容。從某種程序上談，記錄人員比一般與會人員更為重要，安排記錄席位要充分考慮其工作的便利性。
二、會間記錄服務(wù)
會議記錄是會議內(nèi)容和過程的真實(shí)憑證。一份完整、簡潔、條理清楚的會議記錄可以作為今后回顧已討論過的事務(wù)查閱參考的憑證。記錄必須體現(xiàn)會議的實(shí)際進(jìn)程、會議的主要情況、發(fā)言的主要內(nèi)容和意見，必須記錄完整，不能遺漏。要清楚而簡潔地記載會議進(jìn)程，不要與詳細(xì)報告或載錄混淆起來。記錄應(yīng)做到條理清楚，內(nèi)容表述要準(zhǔn)確真實(shí)，不要含糊，更不能有任何內(nèi)容錯誤。記錄人員應(yīng)當(dāng)有高度的責(zé)任心，以嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度忠實(shí)記錄發(fā)言人的原意，重要的意思應(yīng)記原話，不得任意取舍增刪。
會議記錄一般使用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的記錄本，應(yīng)該記錄的內(nèi)容大體有：會議名稱，包括會議的全稱及屆次;時間，會議起止的具體時間;會議地點(diǎn);到會人，包括出席人、列席人、主持人;缺席人，包括缺席人姓名及缺席原因;記錄人;會議議題;討論經(jīng)過;議決事項等。記錄一般采用筆錄方式，或用錄音等會后整理的方式。從記錄的詳細(xì)程度來看，記錄可采用詳錄和摘錄兩種方式。重要會議需要詳細(xì)記錄，要求做到“有言必錄”，包括發(fā)言中的插話。這種記錄除了要用速記方法外，還可借助錄音器材。日常會議通常采用摘要記錄的方法，選擇那些與會議主題相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行記錄。這種方法要舍棄一些內(nèi)容，記錄主要精神。詳錄和摘錄這兩種方法有時需要結(jié)合起來運(yùn)用，即使摘錄，重要發(fā)言、議決事項也需要詳錄。
記錄人員的筆記要流暢，易于理解，同時不失真，就得掌握記錄的技巧。一“快”，書寫運(yùn)筆要快。字要寫得小一些、輕一點(diǎn)，多寫連筆字。二“要”，擇要而記。就記錄一次會議來說，要圍繞議題，主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)言的中心思想，與會者的不同意見或有爭議的問題，結(jié)論性意見、決定或決議等作記錄。就記錄一個人的發(fā)言來說，要記其發(fā)言要點(diǎn)、主要論據(jù)和結(jié)論，可以不記論證過程。就記一句話來說，要記這句話的中心詞，修飾語一般可以不記。三“省”，在記錄中正確使用省略法。使用簡稱、簡化詞語和統(tǒng)稱，省略詞語和句中的附加成分。四“代”，較為簡便的寫法代替復(fù)雜的寫法。如用姓代替全名，筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字，數(shù)字和國際通用符號代替文字，漢語拼音代替生詞難字，外語符號代替某些詞匯等。
三、會后整理完善
會議紀(jì)要內(nèi)容的來源是會議記錄。因此，會后及時整理好會議記錄很重要。由于現(xiàn)場記錄十分緊張，字跡不可能很清晰，而且每個人都有一套適合自己的現(xiàn)場記錄法，有些常用術(shù)語，當(dāng)場記錄時往往簡化了，不及時整理，隔時一久，有些問題就搞不清楚了。整理時，一方面要把簡化的語句盡可能完善，另一方面要把多余的“這個”、“那個”等口頭禪去掉，盡可能做到語言文字規(guī)范化，當(dāng)然不能變動原意。對于不清楚不明白空缺的內(nèi)容，要及時請教發(fā)言人進(jìn)行完善，或者對照錄音進(jìn)行補(bǔ)充完整。
整理好的`會議記錄，一般都應(yīng)存檔。有些會議記錄對會后的工作至關(guān)重要，對于這類會議應(yīng)該迅速建立專門的檔案，除會議記錄外，與會者的名單、聯(lián)系地址、會議的組織情況、下一步編印的會議紀(jì)要和其它有關(guān)資料也應(yīng)視情況一并存檔。將會議資料歸檔，不僅便于查找，而且對組織下一次類似會議也有參考價值。
四、傾聽的注意事項
傾聽是記錄人員從會議上吸收信息的主要渠道和方式，是其參加會議主要任務(wù)。當(dāng)會議的忠實(shí)聽眾，應(yīng)該是記錄人員扮好會議角色的基本要求。
1.耳到心到。要做到“耳到”，無論遇到自己感不感興趣的話題，或者發(fā)言者對不對自己的口味，記錄人員都必須調(diào)整好自己的心態(tài)，全身心投入聆聽。傾聽?wèi)?yīng)該是用心聽講，專心聽取每位與會者的講話發(fā)言，領(lǐng)會講話內(nèi)容，思考發(fā)言的內(nèi)涵，要聽出弦外之音。
2.聚精會神。記錄人員傾聽時要神情專注。專心聽取會議發(fā)言，是對發(fā)言者的尊重，也是會議的基本紀(jì)律。會場上心不在焉，三心二意，左顧右盼，旁若無人，只能是自掉身價，損壞了秘書人員良好的形象。
3.苦練坐功。學(xué)會傾聽，要學(xué)會端坐，正所謂“坐有坐相”。記錄人員要有正確的坐姿，在會議過程中盡可能自始自終正襟危坐。同時還要坐得住，不能輕易離席，進(jìn)出會場，這樣會中斷記錄內(nèi)容。不要抽煙，頻繁喝茶，這樣容易打斷記錄思路。
4.排除干擾。記錄人員的手機(jī)一般不要關(guān)閉，可將通訊設(shè)備設(shè)在靜音振動狀態(tài)，以備撥打接聽與會議有關(guān)電話，無關(guān)電話一律不接。若自己的鄰座健談，不斷要與自己私下交談，記錄人員要設(shè)法婉拒，告知自己在專司記錄，無暇交流。
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大凡舉辦會議，都必須做好會議紀(jì)要，以資備查和對照貫徹落實(shí)。要把會議紀(jì)要整理得相對得體，合乎規(guī)范，就必須在記錄整理時注意把握好以下幾個問題，喜歡就分享給身邊的朋友吧！
一要做好事前準(zhǔn)備
通常情況下，舉辦或召開一次會議，都涉及會議的組織籌備事宜，包括會議主題的確定、議題的收集、議程的安排及相關(guān)背景材料的準(zhǔn)備等等。有時候這些工作負(fù)責(zé)會議記錄或整理紀(jì)要者自身會全程或部分參與，有時候則有專門人員分工。但無論是何種情況，主筆者都要盡可能地在事前多了解掌握相關(guān)情況，根據(jù)會議確定的議題，備齊有關(guān)背景資料，掌握會議將要研究的主要問題，以便記錄整理時心中有數(shù)、查找方便。
二要忠于會議原意
記錄是紀(jì)要之基，是起草紀(jì)要的藍(lán)本和依據(jù)，因此完整、準(zhǔn)確、清晰是其基本要求。做好會議紀(jì)要，首先要必須忠實(shí)地記下會議的整個原貌，包括時間、地點(diǎn)、參加對象、會議議題和議程、與會者的講話內(nèi)容要點(diǎn)、會議總結(jié)或議定的事項等等；尤其是要認(rèn)真領(lǐng)會并忠實(shí)記錄好主要領(lǐng)導(dǎo)的講話原意，不可隨意偏廢。對于每一個參加會議人員的姓名職務(wù)，都要認(rèn)真落實(shí)清楚，原本標(biāo)記。有時候參加會議的對象較多、內(nèi)容較廣、議程也較分散，記錄時就要注意分門別類地按所定議題予以記錄清楚。對一些不明事項，則應(yīng)在會后即行予以核實(shí)，以免產(chǎn)生遺漏。
三要把握會議要點(diǎn)
會議紀(jì)要的精髓在于“要”，準(zhǔn)確把握會議的'要點(diǎn)是整理會議紀(jì)要的關(guān)鍵。要掌握會議的要點(diǎn)，又關(guān)鍵在于能抓住與會人員達(dá)成的共識和議定的事項，也就是要特別注意圍繞主題，從與會者的發(fā)言中提煉出會議的觀點(diǎn)、主張和結(jié)論。具體要做到“四善于”：一是善于區(qū)分出討論性意見和表態(tài)性、結(jié)論性意見的差別；二是善于抓住主管領(lǐng)導(dǎo)、重點(diǎn)部門或某些權(quán)威人士發(fā)言的實(shí)質(zhì)；三是善于領(lǐng)會把握會議主持人的總結(jié)性發(fā)言；四是善于統(tǒng)合大多數(shù)與會者形成共識的意見。可以說，把握了以上四點(diǎn)，就等于把握了會議紀(jì)要的基本框架。
四要確定紀(jì)要形式
根據(jù)會議紀(jì)要的特點(diǎn)，其正文的寫法通常有四種，即綜述式、分類式、條款式和摘編式。具體視會議內(nèi)容而定。如果會議只有一項議題，可采用綜述式，即把會議主題、與會人員的統(tǒng)一認(rèn)識和看法、會議決定的事項等綜合在一起，用概述式的方法進(jìn)行闡述和說明。如果會議規(guī)模較大或議題在兩個以上，通常用分類式或條款式。分類式即把會議的主要內(nèi)容依其內(nèi)在聯(lián)系歸納成幾個方面，然后逐層逐段地將會議涉及的問題分別予以闡述明白，可以分條撰寫或加用小標(biāo)題。涉及重大或重要的會議如座談會、學(xué)術(shù)研討會等，也會使用摘編式，即將與會者在會上的重要性發(fā)言，以摘編摘錄的形式在會議紀(jì)要上體現(xiàn)出來。
五要加工處理文字
一般可采取以下文字加工處理辦法。一是理順。理順，一個是根據(jù)講話內(nèi)容劃分不同的部分，讓讀者看后能夠明確會議紀(jì)要的主旨和內(nèi)容。再一個工作，就是要將前后交叉、重復(fù)的內(nèi)容進(jìn)行分類合并，使紀(jì)要提綱挈領(lǐng)、簡明扼要。二是修改。在語言上，應(yīng)盡量去除“口語”；在內(nèi)容上，要去掉“虛”的部分；在秩序安排上，則要注意“主次分明，以主為先”。三是補(bǔ)刪。一是補(bǔ)缺，二是延伸。補(bǔ)缺，就是對應(yīng)講未講、有必要補(bǔ)充的問題，整理時要予以補(bǔ)上去；延伸，就是對講得不夠透徹、容易使人產(chǎn)生誤解的問題，整理時要適當(dāng)補(bǔ)充和深化，使之更為合理、充實(shí)和完善。從“刪”的方面來講，刪去那些多余的話和不可操作性的內(nèi)容，特別要注意刪除那些政治敏感性比較高、不宜大范圍知曉的內(nèi)容。
六要用好規(guī)范語言
會議紀(jì)要十分講究表述層次，先寫什么，后寫什么要非常明確，語言要十分規(guī)范，要少用修飾詞，不講含糊不清、模棱兩可的話。要站在會議的高度，綜合全局的意見，而不能突出個人的意志。通常這種層次是用一些約定俗成的專用語言來表達(dá)的，如常用的規(guī)范語言有“會議聽取了”“會議認(rèn)為”“會議指出”“會議要求”“會議強(qiáng)調(diào)”“會議議定”“會議原則同意”等。此外，由于會議紀(jì)要屬于法定公文范疇，所以整理成文后還涉及會審、簽發(fā)、分送等等問題。它與其它法定公文的顯著區(qū)別在于一是文末不落款，二是不署日期，三是不繕印。同時使用統(tǒng)一規(guī)定的版式，不能以“紅頭文件”代替。這些，都是需要在實(shí)際工作中加以注意的。
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