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會議材料是指在會議過程中所需的各類文件和物品，用以支持會議的順利進行。以下是會議材料的主要類型：
一、會議文件
會議文件是會議材料的重要組成部分，包括：
1.會議議程：列出會議的時間、地點、議題、參會人員等內(nèi)容的文件。
2.會議報告或會議記錄：記錄會議內(nèi)容、討論要點、決策結(jié)果等，用于后續(xù)追蹤和查證的文檔。
3.會議背景資料：與會議議題相關(guān)的背景信息資料，幫助參會人員了解議題背景和相關(guān)信息。
二、會議輔助材料
除了會議文件外，還有一些輔助材料支持會議的開展，如：
1.演講資料：包括主講嘉賓的PPT、演講稿等，用于會議的演講環(huán)節(jié)。
2.宣傳資料：會議的宣傳海報、傳單等，用于會前宣傳，吸引參會人員。
3.名片：參會人員的名片，便于現(xiàn)場交流和信息交換。
三、會議設(shè)備相關(guān)材料
在現(xiàn)代化會議中，設(shè)備的使用也是不可或缺的部分，相關(guān)材料包括：
1.技術(shù)設(shè)備手冊：如音響、投影等設(shè)備的使用說明，確保技術(shù)人員和參會人員能正確使用。
2.無線麥克風(fēng)和耳機：配套的使用指南和操作手冊。
3.視頻會議軟件使用指南：在遠程視頻會議中，相關(guān)的軟件使用材料和登錄指南等。
這些會議材料共同構(gòu)成了一個完整的會議支持體系，確保會議的順利進行和參會人員的高效參與。不同類型的會議可能需要不同側(cè)重點的材料支持，因此組織者在準備時需根據(jù)會議的實際需求進行安排和準備。
需要提供： 1、《會議通知》，證明這個會議的存在
2、單位領(lǐng)導(dǎo)簽字批準參加會議的批示，表示是單位同意參會的
3、會務(wù)費發(fā)票，表示這些錢的確是因參加會議而實際產(chǎn)生并提供報銷依據(jù)的
4、參會人員名單及簽名
擴展資料：
一、《企業(yè)所得稅稅前扣除辦法》對企業(yè)的會議費列支規(guī)定為：納稅人發(fā)生的與其經(jīng)營活動有關(guān)的合理的會議費，主管稅務(wù)機關(guān)要求提供證明資料的，應(yīng)能夠提供證明其真實的合法憑證，否則不得在稅前扣除。會議費證明材料應(yīng)包括：會議時間、地點、出席人員、內(nèi)容、目的、費用標準、支付憑證等。
二、會務(wù)費包括會議室預(yù)定、住宿、用餐、接送服務(wù)、秘書服務(wù)、廣告服務(wù)、會后旅游等主要事項的費用。
1、會議室的預(yù)定，會議室的費用分別受會議室規(guī)格、使用時間的影響；
2、住宿、用餐，一般來說主辦方都會安排參會人員在會議酒店里面用餐，如果不是特別舉行的盛大晚宴的話，用餐的費用就已經(jīng)包括在住宿費里面，否則就要根據(jù)預(yù)算來安排餐宴；
3、接送費用，主要根據(jù)接送車輛的數(shù)目、車輛的租賃價格來考慮接送費用；
4、秘書服務(wù)，秘書服務(wù)費用因需而定，主要有禮儀服務(wù)費、表演服務(wù)費、外語接待員費用、保安雇傭費、攝像服務(wù)等等；
5、廣告服務(wù)，這一部分的費用包括了背景板的制作、橫幅制作、充氣拱門、空飄的配置等；
6、會后旅游，這部分的費用主要受會議旅游線路、人數(shù)、景點、旅游時是否需要拓展要求而決定的。
三、會議費的賬務(wù)處理
項目部的會議費和住宿費應(yīng)計入開發(fā)間接費。
1）有的企業(yè)租用綜合性酒店，即住宿、就餐、會議均在一個酒店，會議結(jié)束由酒店統(tǒng)一開具會議費發(fā)票；
會計處理：管理費用——會議費“或”銷售費用——會議費“核算。
稅務(wù)處理：一般可以全額扣除。
2）有的企業(yè)有自己的會議廳，開會在本企業(yè)進行，與會人員的住宿與餐費由賓館承擔(dān)，會議結(jié)束，賓館開具住宿費發(fā)票，飯店開具餐費發(fā)票；
會計處理：
住宿費：管理費用——差旅費“或”銷售費用——差旅費“核算。
餐費：管理費用—業(yè)務(wù)招待費
稅務(wù)處理：分別按差旅費和業(yè)務(wù)招待費規(guī)定扣除。
3）有的企業(yè)的會議室、職工住宿、職工就餐分不同地點，分別取得會議費、住宿費、餐費發(fā)票。
會計處理：
會議費：管理費用——會議費“或”銷售費用——會議費“核算
住宿費：管理費用——差旅費“或”銷售費用——差旅費“核算。
餐費：管理費用—業(yè)務(wù)招待費
稅務(wù)處理：分別按會議費、差旅費和業(yè)務(wù)招待費規(guī)定扣除。
會務(wù)工作是為會議服務(wù)的各種具體事務(wù)工作。它包括如下幾個方面。第一，會議預(yù)案制定。會議預(yù)案即會議籌備方案，預(yù)案制定的好壞直接影響會議的質(zhì)量。
會議預(yù)案包括：會名、會期、會場、與會者的資格(選舉、指定、特邀、列席)與名單、會議票證、籌備處內(nèi)部的職責(zé)分工及工作人員的調(diào)配、會場布置、會議議程，如有選舉、發(fā)獎、攝影、錄像等項，也應(yīng)列入預(yù)案。
第二，準備會議文件。會議審議的文件材料的擬議、起草、審閱、印制、分發(fā)(會前分發(fā)或會上分發(fā))。
第三，會議通知。會議通知的擬議與分發(fā)必須及時。重要會議在發(fā)出通知后還要跟蹤落實，以了解對方能否如期出席會議。
第四，會前檢查。這包括對預(yù)案執(zhí)行情況的匯報檢查和現(xiàn)場檢查的兩種方式。匯報檢查主要由籌備工作負責(zé)人向會議主持人或主要領(lǐng)導(dǎo)匯報全面的準備情況及存在的問題，重點是會議文件材料。現(xiàn)場檢查重點在于會場的布置和安全保衛(wèi)工作。
第五，會議進行時的具體服務(wù)。包括會間制度，如簽到制度、候會制度、會議的記錄、簡報的編寫與印發(fā)等。大型集會的現(xiàn)場指揮和特殊情況下的應(yīng)急措施等不僅要在預(yù)案中作為專項列出，還要確定好指揮人員及其指揮標志。
第六，會議結(jié)束時的會務(wù)工作，包括對會議內(nèi)容的總結(jié)，會議紀要的撰寫與分發(fā)，會議新聞報道或舉行新聞發(fā)布會、記者招待會等，會務(wù)工作總結(jié)。此外如代表離會、財務(wù)結(jié)算、物資清退等各項善后工作。
會議有規(guī)模大小和時間長短之分。會議的規(guī)模可以從幾人到幾萬人不等，時間也是可長可短，類型也是各種各樣，性質(zhì)也是有所差別，但是會議工作的內(nèi)容與流程卻基本相似。一般的會議工作內(nèi)容和流程分成三個階段：會前準備階段，會議實施階段和評估總結(jié)階段。
會前準備：
會前準備就是對會議的事前計劃，他是為達到會議的目標而對各種工作任務(wù)所做出的系統(tǒng)安排，會前計劃一般包括以下內(nèi)容：會議策劃，會議選址，制定營銷方案和預(yù)算制定。
會議策劃：
（1）策劃委員會：策劃委員會是一個對會議負有某些責(zé)任的團隊，通常由主辦組織內(nèi)部成員構(gòu)成。
制定目標：一個具體的目標并且文字形式落實在書面上。
確定人選：確定成員，內(nèi)部還是外部指派。
具體運作：實地場景考察，設(shè)計評估，工作記錄記錄下來以備后期參考。
（2）策劃方案：會議策劃的內(nèi)容主要包括：
邀請誰？實際有多少人出席？
有效的會議需要充分的時間，必須考慮節(jié)假日等。
會議在哪里舉行。
會議的明確的目標。
會議的具體形式，包括會議的開幕式閉幕式等，具體的會議內(nèi)容。
2.會議選址：
（1）會議地點類型：
酒店：一些中小型會議多選擇酒店進行。
會議中心：會議中心是為大型會議而專門設(shè)計的，一般不設(shè)置客房和娛樂區(qū)。
大學(xué)：大多數(shù)學(xué)校都擁有專門的學(xué)術(shù)報告廳，有些也是對社會開放的。
輪船：輪船，特別是一些游輪，也設(shè)置會議設(shè)施。
療養(yǎng)院：療養(yǎng)地也配備會議設(shè)施，可以療養(yǎng)，也可以開會。
（2）會議的地點選擇
會議的地點選擇一般要從以下的幾個方面考慮。
1.距離和交通情況
2.舉辦會議的歷史
3.住宿的條件
4.地點的收費狀況
5.地點的安全因素
5.地點的服務(wù)設(shè)施是否全面
6.附近的景點，是否能互惠合作等。
（3）制定營銷方案等
市場的宣傳對于一個會議的成敗至關(guān)
1.受眾，希望從受眾哪里得到什么；明白受眾的預(yù)期。
2.宣傳材料，宣傳材料要什么風(fēng)格。
3.郵寄，參展商需要什么材料，郵寄的成本和反饋率等。
4.廣告，在那些刊物上做廣告，印刷怎樣的廣告？
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（4）預(yù)算制定
控制會議的預(yù)算就相當于掌握了整個會議，預(yù)算的第一步就是確認此次會議是盈利還是保證收支平衡。然后是清理費用。費用包括兩類，暨固定費用和可變化費用，無論預(yù)算多么準確，都會有意料之外的狀況發(fā)生，總預(yù)算應(yīng)有10%的額外費用。
會議實施
實施會議方案時，其工作內(nèi)容包括：參會人員的登記注冊，收集相關(guān)信息，尋求演講者，聯(lián)絡(luò)場地，必要時解決糾紛等。
會議實施一般包括以下幾點步驟
1.編制會場手冊。
2.設(shè)置信息中心（提供實時服務(wù)）
3.建立指導(dǎo)委員會（負責(zé)現(xiàn)場的指導(dǎo)工作進行）
三、總結(jié)和評估
會議的總結(jié)與評估（會議一旦結(jié)束，應(yīng)該立即對其進行評估工作），一般分為3個部分
1.從籌備到會議結(jié)束的各項工作總結(jié)
2.效益分析和核算成本
3.本項目市場調(diào)查
4.客戶的互訪工作（與客戶回訪，加深與客戶之間的關(guān)系）
5.召開表彰會，感謝相關(guān)人員（做好感謝工作，致謝會議相關(guān)的工作人員以及合作單位等，并將數(shù)據(jù)提供給媒體等，擴大影響力）。
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