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本文目錄
一、不定項(xiàng)選擇（15分）
1．橫向溝通在組織中表現(xiàn)形式有（）。
A．會議
B．通知
C．備忘錄
D．面談
2．編制會議議程表，首先應(yīng)注意（）和（）。
A．議題所涉及事物的習(xí)慣順序
B．議題所涉及事物的規(guī)律
C．本公司章程對會議議程的明確規(guī)定
D．本公司領(lǐng)導(dǎo)的意見
3．橫向溝通一般體現(xiàn)為（）的溝通。
A．上下級之間
B．同事之間
C．部門間員工
D．朋友之間
4．信息的安全及保密從載體上分通常包括（）。
A．口頭信息
B．文件信息
C．紙面信息
D．電子信息
5．了解來賓的基本情況，包括其所在的單位、姓名、（）、級別及一行人數(shù)，經(jīng)及到達(dá)的日期和地點(diǎn)。
A．學(xué)歷
B．職務(wù)
C．薪酬
D．籍貫
6．一般組織中都規(guī)定如下（）特殊類型的信息需要保密。
A．人事信息
B．財(cái)務(wù)信息
C．產(chǎn)品信息
D．客房信息
7．秘書值班工作的主要內(nèi)容包括（）。
A．記好值班電話記錄
B．記好值班接待記錄
C．記好值班日記
D．做好信息傳遞
8．一般大型企業(yè)完善的值班管理制度通常包括（）。
A．信息處理制度
B．崗位責(zé)任制度
C．保密制度
D．交接班制度
9、簡報(bào)作為常用事務(wù)文書，常常由（）來編發(fā)。
A．國家機(jī)關(guān)
B．企事業(yè)單位
C．社會團(tuán)體
D．領(lǐng)導(dǎo)人個人
10、按照簡報(bào)的內(nèi)容分，可以把簡報(bào)分成（）
A．工作簡報(bào)
B．專題簡報(bào)
C．會議簡報(bào)
D．動態(tài)簡報(bào)
11、領(lǐng)導(dǎo)辦公會議的重大議題一般要于（）通知與會人員。
A．當(dāng)天
B．兩天前
C．十天前
D．一個月前
12．在進(jìn)行會議協(xié)調(diào)時，要善于將（）結(jié)合起來。
A．廣泛性和典型性
B．原則性和靈活性
C．群眾性和代表性
D．保密性和適用性
13．歸檔文件裝訂的方式有（）。
A．線裝式
B．黏結(jié)式
C．變型材料
D．固體材料
14．確定會議地點(diǎn)除了要地點(diǎn)適中，環(huán)境適宜，大小合適，還要（）。
A．設(shè)施齊全
B．領(lǐng)導(dǎo)方便
C．食宿方便
D．費(fèi)用較低
15．辦公室工作的重要地位取決它的（）。
A．職能
B．角色
C．作用
D．特點(diǎn)
二、判斷題（15分）
1、公報(bào)和公告的使用范圍相同，黨委機(jī)關(guān)和行政機(jī)關(guān)都可以使用。（）
2、一般的正式會議都有會議記錄，但是只有當(dāng)會議結(jié)果需要正式行文外發(fā)時，才需要會議紀(jì)要。（）
3、函是平行文。（）
4、會議記錄是編發(fā)會議簡報(bào)和撰寫會議記錄的重要資料。（）
5、決議的標(biāo)題采用會議名稱作為發(fā)文機(jī)關(guān)，成文日期采用題下標(biāo)注的形式。（）
6、有些普發(fā)性、周知性的通知，也可不寫主送機(jī)關(guān)。（）
7、關(guān)于征地、更換正件、修路等事務(wù)都可以采用公告形式。（）
8、XX縣人民政府轉(zhuǎn)發(fā)省人民政府關(guān)于切實(shí)做好下崗職工再就業(yè)工作的通知。（）
9、請示、報(bào)告的正本眉首都要注明簽發(fā)人姓名。（）
10、XX省人民政府批轉(zhuǎn)省計(jì)生委關(guān)于抓緊做好元旦春節(jié)期間農(nóng)村計(jì)劃生育工作的通知。（）
11、簡報(bào)的結(jié)構(gòu)由標(biāo)題、主體和結(jié)尾三部分組成。（）
12、通知內(nèi)容涉及兩個以上機(jī)關(guān)，要共同辦理的，應(yīng)聯(lián)合行文，聯(lián)合行文的單位，一般是平級單位。（）
13、通知的主送機(jī)關(guān)一般是自己的平級單位，不相隸屬的單位可抄送，上級則要抄報(bào)。（）
14、議案的落款可以是政府機(jī)關(guān)，也可以是各級人民政府的行政首長。（）
15、如果國務(wù)院向全國人民代表大會或其常務(wù)委員會提請議案，議案的落款應(yīng)該是國務(wù)院總理。（）
三、改錯題（10分）
1、閱讀下面這篇函，試分析它在內(nèi)容、寫法和格式上是否符合函的寫作要求。
XX市人民政府
X辦函〔2003〕18號
XX市關(guān)于在上海建立駐滬聯(lián)絡(luò)處的函
上海市人民政府協(xié)作辦公室：
廣東省XX市系1993年X月X日經(jīng)國務(wù)院批準(zhǔn)建立的新市，轄3縣2區(qū)。境內(nèi)資源豐富，可供開采礦為29種，海陸交通便利。為了加強(qiáng)同發(fā)達(dá)地區(qū)的聯(lián)系、開發(fā)地區(qū)資源、搞好經(jīng)貿(mào)合作、協(xié)作經(jīng)濟(jì)項(xiàng)目、廣泛交流信息，經(jīng)地委、行署研究，擬在貴市內(nèi)建立駐上海聯(lián)絡(luò)處。請予支持。
（印章）
二OO三年三月十二日
2、閱讀下文，請一一指出本文毛病，并把它正確地改寫于后。
XX縣地稅局重建稅務(wù)所辦公樓的請示報(bào)告
XX地區(qū)地稅局、城建局、國土局：
我局所屬XX鎮(zhèn)、XX鎮(zhèn)、XX鎮(zhèn)三個稅務(wù)所，因受災(zāi)被洪水沖毀。現(xiàn)決定重建三個稅務(wù)所辦公樓3幢，建筑面積1200平方米，用作辦公室和職工宿舍。共需資金150萬元，擴(kuò)征土地3畝。
特此報(bào)告。
2002年8月29日
四、擬寫題（10分）
X市氣象局2002年4月21日局長辦公會商定，擬于5月17日召開全局職工大會。會議由王局長主持，由劉副局長傳達(dá)市政府機(jī)構(gòu)改革工作會議精神，由張副局長布置本局國家公務(wù)員過渡培訓(xùn)考核工作。請以該局辦公室的名義，寫一篇供內(nèi)部張貼的周知性會議通知。
五、情景題（50分）
1，某市政建設(shè)公司提前完成了某項(xiàng)高速公路建設(shè)任務(wù)，定于10月20日舉行慶功祝捷活動，設(shè)想公司秘書部門將為此安排哪些內(nèi)容?并應(yīng)注意哪些問題?
2，某廠將訂開建廠五十周年慶祝，表彰大會暨廠史陳列館揭牌儀式，被邀請的來賓有上級領(lǐng)導(dǎo)、同行各方面的代表、本廠職工代表等。請擬寫出此次會議的議程。
3，某總公司將舉行一次上千人的總結(jié)表彰大會，會期半天，請問該總公司的秘書應(yīng)如何選擇合適的會址？
4，總廠長辦公室秘書小馬在周一的上午收到四封信函。第一封是反映退休職工生活困難的長信，條理不太清楚；第二封是寫著廠長親啟的信函；第三封是反映下面某分廠向河中排泄污水的舉報(bào)信；第四封是某職工對住房問題的申訴信，此事有關(guān)單位己做過恰當(dāng)處理并做出明確答復(fù)。請問這四封信，秘書應(yīng)如何處理?
5，某公司將召開產(chǎn)品展示訂貨會，王秘書協(xié)助安排與會人員的食宿。請你設(shè)想他會如何完成此項(xiàng)工作?
對于寫字、記錄較慢的文職工作者來說，會議記錄無疑是個頭痛的問題，那么如何快速做好會議記錄呢，歡迎閱讀我為大家整理的相關(guān)資料。
如何快速做好會議記錄(一)(一)工作會議記錄前的準(zhǔn)備工作
要明確這次會議的主旨是什么，也就是主要討論的是什么問題;
熟悉會議情況和文件
熟悉與會人員
熟悉會議環(huán)境
做好物質(zhì)上的準(zhǔn)備，如記錄工具等。
(二)在會議記錄工作中，有3種常見的記錄方法：
詳細(xì)記錄：即要求有言必錄。
摘要記錄：一般性的會議可以使用
簡易記錄：即除了記錄會議概況外，只要求記錄會議的議題議程和會議的結(jié)果，不必記發(fā)言的內(nèi)容和經(jīng)過。簡易記錄僅限于事務(wù)性會議。
會議主要都是根據(jù)大的方向闡述開來的一些具體問題，便要將這些小的具體問題整理出來。
會議記錄的技巧。一般說來，有四條：一快、二要、三省、四代。
一快，即書寫運(yùn)筆要快，記得快。字要寫得小一些、輕一點(diǎn)，多寫連筆字。要順著肘、手的自然去勢，斜一點(diǎn)寫。
二要，即擇要而記。就記錄一次會議來說，要圍繞會議議題、會議主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)言的中心思想，與會者的不同意見或有爭議的問題、結(jié)論性意見、決定或決議等作記錄，就記錄一個人的發(fā)言來說，要記其發(fā)言要點(diǎn)、主要論據(jù)和結(jié)論，論證過程可以不記。就記一句話來說，要記這句話的中心詞，修飾語一般可以不記。要注意上下句子的連貫性、可訊性，一篇好的記錄應(yīng)當(dāng)獨(dú)立成篇。
三省，即在記錄中正確使用省略法。如使用簡稱、簡化詞語和統(tǒng)稱。省略詞語和句子中的附加成分，比如"但是"只記"但"，省略較長的成語、俗語、熟悉的詞組，句子的后半部分，畫一曲線代替，省略引文，記下起止句或起止詞即可，會后查補(bǔ)。
四代，即用較為簡便的寫法代替復(fù)雜的寫法。一可用姓代替全名，二可用筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字;三可用一些數(shù)字和國際上通用的符號代替文字;四可用漢語拼音代替生詞難字;五可用外語符號代替某些詞匯，等等。但在整理和印發(fā)會議記錄時，均應(yīng)按規(guī)范要求辦理。會議記錄應(yīng)該突出的重點(diǎn)有：(1)會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動;(2)會議討論、爭論的焦點(diǎn)及其各方的主要見解;(3)權(quán)威人士或代表人物的言論;(4)會議開始時的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論;(5)會議已議決的或議而未決的事項(xiàng);(6)對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動。
會議記錄的整理
會議記錄的整理原則：
1.忠實(shí)于講話人、發(fā)言人的原意。
2.保持講話人、發(fā)言人的風(fēng)格。
3.要整理得完整、全面，不僅會議內(nèi)容、講話人主要精神、關(guān)鍵句子不要遺漏，而且重要的插話、會場動態(tài)如表決等都要整理上去。
4.整理時要做到層次分明，段落清楚，語句通順，標(biāo)點(diǎn)符號、字跡清晰，避免錯別字。
5.會議記錄整理出來后，如果是一個人的講話記錄，應(yīng)送講話者本人、會議主持人或召集人審閱。
另附：會議記錄并不是要求記錄者準(zhǔn)確的記錄每一個事項(xiàng)和每一句話，因?yàn)檫@是不可能在短時間內(nèi)速記下來的。那么如何制作一份比較讓人滿意的會議記錄呢?首先，記錄所有有參會人員的名字。然后就是記錄本次會議的主題，接著就是記錄本次會議的大致內(nèi)容。內(nèi)容就是指在會上那些發(fā)言人說的話，可每個人語速也好，口齒也罷都不見得會讓所有人聽明白或聽清楚，那怎么辦呢?很簡單，抓住他這個說話的真正主題意義!!相信各位讀語文的時候都知道如何去抓住文章的主題思想吧，這個會議記錄其實(shí)就是和這個很類似，你不需要準(zhǔn)確記錄他們說的每句話，你只要聽明白這個人說這么一段話想表達(dá)的意思就行，最后就是你要在會議紀(jì)要里添加這次會議最終達(dá)成的議題：有多少人表示了相同的看法，本次會議有沒打到如期目的;如果會議打算過幾天再開，那么就要在記錄里添加下次開會暫定的時間。只要按照上述的內(nèi)容填寫，那么這就是一篇讓領(lǐng)導(dǎo)贊賞的一篇記錄。
如何快速做好會議記錄(二)一般說來，有四條：一快、二要、三省、四代。
一快，即書寫運(yùn)筆要快，記得快。字要寫得小一些、輕一點(diǎn)，多寫連筆字。要順著肘、手的自然去勢，斜一點(diǎn)寫。
二要，即擇要而記。就記錄一次會議來說，要圍繞會議議題、會議主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)言的中心思想，與會者的不同意見或有爭議的問題、結(jié)論性意見、決定或決議等作記錄，就記錄一個人的發(fā)言來說，要記其發(fā)言要點(diǎn)、主要論據(jù)和結(jié)論，論證過程可以不記。就記一句話來說，要記這句話的中心詞，修飾語一般可以不記。要注意上下句子的連貫性、可訊性，一篇好的記錄應(yīng)當(dāng)獨(dú)立成篇。
三省，即在記錄中正確使用省略法。如使用簡稱、簡化詞語和統(tǒng)稱。省略詞語和句子中的附加成分，比如\"但是\"只記\"但\"，省略較長的成語、俗語、熟悉的詞組，句子的后半部分，畫一曲線代替，省略引文，記下起止句或起止詞即可，會后查補(bǔ)。
四代，即用較為簡便的寫法代替復(fù)雜的寫法。一可用姓代替全名，二可用筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字;三可用一些數(shù)字和國際上通用的符號代替文字;四可用漢語拼音代替生詞難字;五可用外語符號代替某些詞匯，等等。但在整理和印發(fā)會議記錄時，均應(yīng)按規(guī)范要求辦理。鑒于有些人對計(jì)算機(jī)打字不太熟練，可以采取下面措施來改善：
1.準(zhǔn)確是不可動搖的前提、打字是一種技能,并不是所有的人都可以達(dá)到飛速擊鍵的狀態(tài),一個打字高手也不可能在歷次比賽中都發(fā)揮得同樣出色。對于大部分人來說，達(dá)到每分鐘200擊的速度不是高不可攀,但是將錯率控制在3‰就會淘汰大部分人。所以要強(qiáng)調(diào)提高速度應(yīng)建立在準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上，急于求成欲速則不達(dá)。
2.提高擊鍵頻率
擊鍵方法，要彈擊不要按鍵,物理課講過“彈性碰撞”，去的快回來也快，我們提倡瞬間發(fā)力就是這個道理。手指對鍵的沖擊力勁要合適，速度也要快，而按鍵只是手指在機(jī)械地使勁，既沒足夠的后勁又沒有彈性。正確的擊鍵動作從分指法階段就應(yīng)養(yǎng)成。在練習(xí)過程中我們常選擇長度相同的單字，并做適當(dāng)?shù)呐錁肪毩?xí)，目的是感覺打字中的內(nèi)在節(jié)奏，以擊鍵動作仿效彈琴并創(chuàng)造一種氛圍。提高速度比較好的辦法是將一篇打字稿反復(fù)打，比如100個常用單詞，第一遍5分鐘打完，再練幾遍可能3分鐘就打完，幾天以后再練習(xí)時發(fā)現(xiàn)不到2分鐘就打完了，這就是技能訓(xùn)練的特點(diǎn)。提高擊鍵頻率要訓(xùn)練眼、腦、手之間信號傳遞的速度，它們之間的時間差越小越好，眼睛看到了一個字母馬上傳給大腦然后到手，這時眼睛仍要不停頓地向后面的字母飛快掃描。
3.加強(qiáng)緊迫感
中學(xué)開展英文打字課已有十二個年頭了,它是做為一種技能訓(xùn)練走上課堂教學(xué)的,當(dāng)初并沒有想到指法會與中文打字有什么關(guān)系,中國人在電腦上工作最離不開的還是中文,而任何一種鍵盤輸入法都與指法息息相關(guān)。指法訓(xùn)練有一定的速度要求，對素質(zhì)教育也是一大推動。打字需要艱苦訓(xùn)練克服惰性，速度與質(zhì)量的要求對每個人是一種挑戰(zhàn)，在打字過程中要專心，也要有緊迫感，既要穩(wěn)重，也要有競爭意識。
4.利用教學(xué)軟件
有些英文打字軟件可以自動跟蹤訓(xùn)練過程,檢查錯誤的同時報(bào)告錯率,計(jì)算速度的同時匯報(bào)成績,甚至列出最新排行榜。圖中示意出在練習(xí)一篇隨機(jī)文章時的成績匯報(bào)。在CAI中選擇“綜合練習(xí)”項(xiàng)目時會隨機(jī)出現(xiàn)4百字左右的文章,空格鍵開始后就自動計(jì)時,在錄入過程中不允許改錯。在沖擊速度時，有些游戲可以刺激興趣避免枯燥，這些游戲在設(shè)計(jì)時已經(jīng)將錯率控制在一定比例范圍內(nèi)，一般是3‰左右，錯情多打得再快也過不了關(guān)。
如何快速做好會議記錄(三)—、概說
在會議過程中，由專門記錄人員把會議的組織情況和具體內(nèi)容如實(shí)地記錄下來，就形成了會議記錄。
會議記錄有“記”與“錄”之分。“記”又有詳記與略記之別。略記是記會議大要，會議上的重要或主要***。詳記則要求記錄的項(xiàng)目必須完備，記錄的***必須詳細(xì)完整。若需要留下包括上述內(nèi)容的會議記錄則要靠“錄”。“錄”有筆錄、音錄和影像錄幾種，對會議記錄而言，音錄、像錄通常只是手段，最終還要將錄下的內(nèi)容還原成文字。筆錄也常常要借助音錄、像錄，以之作為記錄內(nèi)容最大限度地再現(xiàn)會議情境的保證。
二、格式
會議記錄的格式分為記錄頭、記錄主體、審閱簽名三個部分。
記錄頭的內(nèi)容有：
1.會議名稱;
2.會議時間;
3.會議地點(diǎn);
4.會議主席(主持人)
5.會議出席、列席和缺席情況;
6.會議記錄人員簽名。
三、要求
會議記錄的要求歸納起來主要有兩個方面，一個是速度要求，一個是真實(shí)性要求。
(一)速度要求。
快速是對記錄的基本要求。
(二)真實(shí)性要求。
紀(jì)實(shí)性是會議記錄的重要特征，因此確保真實(shí)就成了對記錄稿的必然要求。
真實(shí)性要求的具體含義是：
1.準(zhǔn)確。不添加，不遺漏，依實(shí)而記。
2.清楚。首先是書寫要清楚，其次，記錄要有條理。
3.突出重點(diǎn)。
會議記錄應(yīng)該突出的重點(diǎn)有：
(1)會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動;
(2)會議討論、爭論的焦點(diǎn)及其各方的主要見解;
(3)權(quán)威人士或代表人物的***;
(4)會議開始時的定調(diào)性***和結(jié)束前的總結(jié)性***;
(5)會議已議決的或議而未決的事項(xiàng);
(6)對會議產(chǎn)生較大影響的其他***或活動。
飛熊公司項(xiàng)目會議
時間：1998年9月1日
地點(diǎn)：公司會議室
出席人：公司各部門主任
主持人：馬燕(公司副總經(jīng)理)
記錄：祁迎峰(辦公室主任)
一、主持人講話：今天主要討論一下《中國辦公室》軟件是否投入開發(fā)以及如何開展前期工作的問題。
二、發(fā)言：
技術(shù)部朱總：類似的辦公軟件已經(jīng)有不少，如微軟公司的WORD、金山公司的WPS系列，以及眾多的財(cái)務(wù)、稅務(wù)、管理方面的軟件。我認(rèn)為首要的問題是確定選題方向，如果沒有特點(diǎn)，千萬不能動手。
資料部祁主任：應(yīng)該看到的是，辦公軟件雖然很多，但從專業(yè)角度而言，大都不很規(guī)范。我指的是我方面的問題。如WORD中對于行政公文這一塊就干脆忽略掉，而書信這一部份也大多是英文習(xí)慣，中國人使用起來很不方便。WPS是中國人開發(fā)的軟件，在技術(shù)上很有特點(diǎn)，但中國運(yùn)用文方面的我十分簡陋，離專業(yè)水準(zhǔn)很遠(yuǎn)。我認(rèn)為我們定位在這一方面是很有市場的。
市場部唐主任：這是在眾多航空母艦中間尋求突破，我認(rèn)為有成功的希望，關(guān)鍵的問題就是必須小巧，并且速度極快。因?yàn)槲覀兘ㄔ斓牟皇呛娇漳概灒@就必須考慮到兼容問題。
各部門都同意立項(xiàng)，初步的技術(shù)方案將在十天內(nèi)完成，資料部預(yù)計(jì)需要三個月完成資料我工作，系統(tǒng)集成約需要二十天，該軟件預(yù)定于元旦投放市場。
散會。
主持人：(簽名)記錄人：(簽名)
秘書做好會議記錄的技巧和注意事項(xiàng)
任何一次成功的會議，都缺少不了秘書的創(chuàng)造性和服務(wù)性勞動。僅圍繞會議議題，秘書人員做好會議記錄，就要付出許多的精力和汗水。因此，本文對秘書人員做好會議記錄中的技巧和注意事項(xiàng)作一探討，從一個側(cè)面來認(rèn)識秘書在會議中的職責(zé)。
一、會前記錄準(zhǔn)備
選好記錄人員是做好記錄的關(guān)鍵。記錄人員需要有良好的素質(zhì)，要有認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，具備秘書工作知識，掌握基本技能，如果能學(xué)會速記就更好。同時也需要實(shí)際訓(xùn)練，提高記錄速度。會議一般要有相對固定的記錄人員。專人負(fù)責(zé)，可以熟悉出席人員，了解會議有關(guān)內(nèi)容，熟練掌握記錄基本方法。如果是臨時指派的人員，會務(wù)工作負(fù)責(zé)人就必須向其交代清楚記錄要求，必要時會前做些適當(dāng)?shù)妮o導(dǎo)。
記錄人員要準(zhǔn)備好記錄工具。一要準(zhǔn)備足夠的鋼筆、鉛筆、筆記本和用于會議記錄的紙張。會議記錄可采用統(tǒng)一制發(fā)的會議記錄本或記錄紙，使用灌注有黑色、藍(lán)黑色墨水的鋼筆。若用圓珠筆，也必須是經(jīng)國家檔案局鑒定的，這種圓珠筆芯上標(biāo)有“DA”(檔案的拼音字頭)標(biāo)記。二要準(zhǔn)備錄音機(jī)等現(xiàn)代記錄工具作為手工記錄的補(bǔ)充。使用錄音機(jī)時要備有足夠的磁帶，重要的會議要有錄音，從而使整理會議記錄時“有據(jù)可依”，定期召開的會議一般不錄音。但記錄人員不能迷信錄音機(jī)，不能凡會錄音，而當(dāng)場不手工記錄，指望會議結(jié)束后根據(jù)錄音來整理。其實(shí)會后根據(jù)錄音整理，往往要花費(fèi)會上好幾倍的時間，記錄速度慢，不易把握重點(diǎn)。要提倡會后將書面會議記錄對照錄音校對，保證記錄準(zhǔn)確無誤。還可選擇筆記本電腦、電子記事本等工具來記錄會議信息。
記錄人員在開會前要提前到達(dá)會場，并落實(shí)好用作會議記錄的位置。安排記錄席位時要注意盡可能靠近主持人和發(fā)言人，或擴(kuò)音設(shè)備旁，便于準(zhǔn)確清晰地聆聽他們講話內(nèi)容。從某種程序上談，記錄人員比一般與會人員更為重要，安排記錄席位要充分考慮其工作的便利性。
二、會間記錄服務(wù)
會議記錄是會議內(nèi)容和過程的真實(shí)憑證。一份完整、簡潔、條理清楚的會議記錄可以作為今后回顧已討論過的事務(wù)查閱參考的憑證。記錄必須體現(xiàn)會議的實(shí)際進(jìn)程、會議的主要情況、發(fā)言的主要內(nèi)容和意見，必須記錄完整，不能遺漏。要清楚而簡潔地記載會議進(jìn)程，不要與詳細(xì)報(bào)告或載錄混淆起來。記錄應(yīng)做到條理清楚，內(nèi)容表述要準(zhǔn)確真實(shí)，不要含糊，更不能有任何內(nèi)容錯誤。記錄人員應(yīng)當(dāng)有高度的責(zé)任心，以嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度忠實(shí)記錄發(fā)言人的原意，重要的意思應(yīng)記原話，不得任意取舍增刪。
會議記錄一般使用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的記錄本，應(yīng)該記錄的內(nèi)容大體有：會議名稱，包括會議的全稱及屆次;時間，會議起止的具體時間;會議地點(diǎn);到會人，包括出席人、列席人、主持人;缺席人，包括缺席人姓名及缺席原因;記錄人;會議議題;討論經(jīng)過;議決事項(xiàng)等。記錄一般采用筆錄方式，或用錄音等會后整理的方式。從記錄的詳細(xì)程度來看，記錄可采用詳錄和摘錄兩種方式。重要會議需要詳細(xì)記錄，要求做到“有言必錄”，包括發(fā)言中的插話。這種記錄除了要用速記方法外，還可借助錄音器材。日常會議通常采用摘要記錄的方法，選擇那些與會議主題相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行記錄。這種方法要舍棄一些內(nèi)容，記錄主要精神。詳錄和摘錄這兩種方法有時需要結(jié)合起來運(yùn)用，即使摘錄，重要發(fā)言、議決事項(xiàng)也需要詳錄。
記錄人員的筆記要流暢，易于理解，同時不失真，就得掌握記錄的技巧。一“快”，書寫運(yùn)筆要快。字要寫得小一些、輕一點(diǎn)，多寫連筆字。二“要”，擇要而記。就記錄一次會議來說，要圍繞議題，主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)言的中心思想，與會者的不同意見或有爭議的問題，結(jié)論性意見、決定或決議等作記錄。就記錄一個人的發(fā)言來說，要記其發(fā)言要點(diǎn)、主要論據(jù)和結(jié)論，可以不記論證過程。就記一句話來說，要記這句話的中心詞，修飾語一般可以不記。三“省”，在記錄中正確使用省略法。使用簡稱、簡化詞語和統(tǒng)稱，省略詞語和句中的附加成分。四“代”，較為簡便的寫法代替復(fù)雜的寫法。如用姓代替全名，筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字，數(shù)字和國際通用符號代替文字，漢語拼音代替生詞難字，外語符號代替某些詞匯等。
三、會后整理完善
會議紀(jì)要內(nèi)容的來源是會議記錄。因此，會后及時整理好會議記錄很重要。由于現(xiàn)場記錄十分緊張，字跡不可能很清晰，而且每個人都有一套適合自己的現(xiàn)場記錄法，有些常用術(shù)語，當(dāng)場記錄時往往簡化了，不及時整理，隔時一久，有些問題就搞不清楚了。整理時，一方面要把簡化的語句盡可能完善，另一方面要把多余的“這個”、“那個”等口頭禪去掉，盡可能做到語言文字規(guī)范化，當(dāng)然不能變動原意。對于不清楚不明白空缺的內(nèi)容，要及時請教發(fā)言人進(jìn)行完善，或者對照錄音進(jìn)行補(bǔ)充完整。
整理好的`會議記錄，一般都應(yīng)存檔。有些會議記錄對會后的工作至關(guān)重要，對于這類會議應(yīng)該迅速建立專門的檔案，除會議記錄外，與會者的名單、聯(lián)系地址、會議的組織情況、下一步編印的會議紀(jì)要和其它有關(guān)資料也應(yīng)視情況一并存檔。將會議資料歸檔，不僅便于查找，而且對組織下一次類似會議也有參考價(jià)值。
四、傾聽的注意事項(xiàng)
傾聽是記錄人員從會議上吸收信息的主要渠道和方式，是其參加會議主要任務(wù)。當(dāng)會議的忠實(shí)聽眾，應(yīng)該是記錄人員扮好會議角色的基本要求。
1.耳到心到。要做到“耳到”，無論遇到自己感不感興趣的話題，或者發(fā)言者對不對自己的口味，記錄人員都必須調(diào)整好自己的心態(tài)，全身心投入聆聽。傾聽?wèi)?yīng)該是用心聽講，專心聽取每位與會者的講話發(fā)言，領(lǐng)會講話內(nèi)容，思考發(fā)言的內(nèi)涵，要聽出弦外之音。
2.聚精會神。記錄人員傾聽時要神情專注。專心聽取會議發(fā)言，是對發(fā)言者的尊重，也是會議的基本紀(jì)律。會場上心不在焉，三心二意，左顧右盼，旁若無人，只能是自掉身價(jià)，損壞了秘書人員良好的形象。
3.苦練坐功。學(xué)會傾聽，要學(xué)會端坐，正所謂“坐有坐相”。記錄人員要有正確的坐姿，在會議過程中盡可能自始自終正襟危坐。同時還要坐得住，不能輕易離席，進(jìn)出會場，這樣會中斷記錄內(nèi)容。不要抽煙，頻繁喝茶，這樣容易打斷記錄思路。
4.排除干擾。記錄人員的手機(jī)一般不要關(guān)閉，可將通訊設(shè)備設(shè)在靜音振動狀態(tài)，以備撥打接聽與會議有關(guān)電話，無關(guān)電話一律不接。若自己的鄰座健談，不斷要與自己私下交談，記錄人員要設(shè)法婉拒，告知自己在專司記錄，無暇交流。
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