本文目錄

1. 會議策劃為什么要做策劃和目標(biāo)
2. 會議準(zhǔn)備工作的意義
3. 會議策劃的好處

會議策劃是為了確保會議的順利進(jìn)行，并達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。策劃和目標(biāo)是會議策劃的兩個(gè)重要方面，具體原因如下：

1.策劃可以明確會議的流程和內(nèi)容：會議策劃可以幫助明確會議的流程和內(nèi)容，包括會議的時(shí)間、地點(diǎn)、議程、演講嘉賓、參會人員等，從而保證會議的有序進(jìn)行，防止出現(xiàn)混亂和失誤。

2.目標(biāo)可以明確會議的意義和目的：會議的目標(biāo)可以明確會議的意義和目的，幫助參會人員了解會議的重要性和價(jià)值，從而提高他們的參與度和積極性，達(dá)到會議的預(yù)期效果。

3.策劃和目標(biāo)可以提高會議的效率和效果：會議策劃和目標(biāo)可以幫助會議組織者提前做好準(zhǔn)備工作，減少會議中的意外情況和問題，提高會議的效率和效果，從而讓會議取得更好的成果。

4.策劃和目標(biāo)可以幫助會議組織者做好預(yù)算和資源分配：會議策劃和目標(biāo)可以讓會議組織者提前了解會議所需的資源和預(yù)算，從而合理分配資源和預(yù)算，確保會議的順利進(jìn)行，避免浪費(fèi)和不必要的開支。

總的來說，會議策劃和目標(biāo)的制定可以幫助會議組織者更好地組織和管理會議，從而提高會議的效率和效果，讓會議取得更好的成果。

1.會場預(yù)約根據(jù)需要，制定最完美的策劃；根據(jù)會議的級別，選擇會議舉辦地；根據(jù)會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個(gè)分會場，選擇分會場的地點(diǎn)，并提前預(yù)約。2.會場的布局，設(shè)備安裝調(diào)試根據(jù)會議的具體情況，設(shè)計(jì)并安排會場的布局，細(xì)致周到地設(shè)計(jì)好所有的細(xì)節(jié)；根據(jù)需要，準(zhǔn)備會議所需要的所有設(shè)備，并提前安放在指定位置；根據(jù)需要，提前為您調(diào)試好設(shè)備，并進(jìn)行演練，確保會議的順利進(jìn)行。 3.印刷材料的設(shè)計(jì)制作根據(jù)會議的具體需求，設(shè)計(jì)印刷品的樣式、內(nèi)容、選擇圖案；提前把印刷品送到會場或指定位置。4.參會者的接送根據(jù)參加會議者的具體情況以及人數(shù)多少安排相應(yīng)的車輛。5.參會者的餐飲根據(jù)參會人員的喜好，預(yù)定各種形式的餐會：西餐、中餐、自助餐、宴會等等；根據(jù)參會人員的具體情況以及會場和下榻酒店的地點(diǎn)，選擇不同的用餐地點(diǎn)。6.參會者業(yè)余時(shí)間的安排根據(jù)參會人員的喜好，選擇不同的休閑方式；設(shè)計(jì)專門的旅游線路。如何選擇會議場所選擇會場，要根據(jù)參加會議的人數(shù)和會議的內(nèi)容來綜合考慮。最好達(dá)到以下幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn)：★大小要適中會場太大，人數(shù)太少，空下的坐位太多，松松散散，會給與會人員一種不景氣的感覺；會場太小，人數(shù)過多，擠在一起，像鄉(xiāng)下人趕集，不僅顯得小氣，也根本無法把會開好。英國首相丘吉爾曾說：“絕對不用太大的房間，而只要一個(gè)大小正好的房間。”★地點(diǎn)要合理臨時(shí)召集的會議，一兩個(gè)小時(shí)即散的，要考慮把會場定在與會人員較集中的地方；超過一天的會議，會場要盡可能離與會者的住所近一點(diǎn)，免得與會者勞碌奔波。★附屬設(shè)施要齊全會場的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴(kuò)音、錄音等各種設(shè)備都要配備齊全。對所有附屬設(shè)備，會務(wù)人員要逐一進(jìn)行檢查。不能夠因?yàn)椤吧洗螘h就是在這里開的，沒有出什么問題”，就草率地認(rèn)為“這回也會同樣順利”。這種不負(fù)責(zé)的態(tài)度，很可能會給會議造成損失。★要有停車場現(xiàn)代社會召集會議，“一雙草鞋一把傘”趕來開會的人已經(jīng)不多了。單車、摩托、汽車都要有停放處，會才開得成。公開場合你會發(fā)言嗎有些時(shí)候，行政、秘書人員不僅僅是做幕后工作，也會有走到前臺發(fā)言的機(jī)會，這時(shí)應(yīng)該好好把握。那么在公開場合發(fā)言需要注意些什么呢?◆為你的講演準(zhǔn)備調(diào)查一些事實(shí)確鑿的材料及一些需要用來回答聽眾提問的資料。◆預(yù)先把要說的內(nèi)容徹底考慮一下，使講話的思路清晰明了。建議在卡片上記下說話要點(diǎn)。◆對著鏡子練習(xí)發(fā)言，特別要注意臉部表情、身體姿勢及手勢的表達(dá)效果。也可以用錄音機(jī)錄下自己的發(fā)言內(nèi)容，找出需要改進(jìn)的地方。◆使用簡潔、明了、易懂的語言。◆保持一種平穩(wěn)挺直的站立姿勢和一種愉快歡樂的表情，要泰然自若，不要拘謹(jǐn)，在需要時(shí)，可用目光掃視聽眾，以引起他們的注意。◆測定自己的發(fā)言時(shí)間，使它保持在一個(gè)許可的時(shí)間范圍內(nèi)。◆用規(guī)范的語言和抑揚(yáng)頓挫的聲調(diào)發(fā)言。尤其要突出你的聲音響度，使它能清楚地傳送到最后一排聽眾的耳朵里。◆控制講話的速度，要不快不慢、恰到好處。◆演講中關(guān)鍵的地方要停頓，以給聽眾一個(gè)思考余地，使他們能夠理解消化所講的內(nèi)容。◆避免反常的行為，如笨拙地翻動發(fā)言稿、頻繁地移動手足等。可以在手里拿一張卡片以保持雙手安靜。◆在系統(tǒng)陳述以前，應(yīng)該為整篇發(fā)言構(gòu)思總體結(jié)構(gòu)。有了這種總體結(jié)構(gòu)的構(gòu)思，對自己全面充分的準(zhǔn)備就有了把握；真正認(rèn)識到自己要講什么和怎樣講；此外它能保證發(fā)言受到歡迎，不至于被認(rèn)為是浪費(fèi)了聽眾的時(shí)間和精力。展覽會安排規(guī)范展覽會是企業(yè)擴(kuò)大影響吸引客戶促進(jìn)交易的重要途徑。從內(nèi)容上看，展覽會既,有專,業(yè)性,的，譬如“英國教育展”；也有貿(mào)易性的，譬如“廣州出口商品交易會”；還有綜合性的，譬如“萬國博覽會”。從形式上看，展覽會有產(chǎn)品展示、交易洽談、宣傳推廣、酬賓娛樂等多種形式。無論什么樣的內(nèi)容與形式，展覽會都有著自己鮮明的主題。因此，參展安排首先必須根據(jù)主題來決定參展的方法。其次，有針對性的籌劃是確保參展成為一次成功演示的關(guān)鍵。我們必須十分清晰詳盡地制訂一份參展計(jì)劃，把所有應(yīng)該考慮的，可能涉及的問題一網(wǎng)打盡，給出十分明確清楚而且卓有成效的答案。具體而言，就是明確參展目的，確定參展內(nèi)容，落實(shí)參展途徑，策劃參展方法，選擇參層位置，辦妥參展手續(xù)，選好參展產(chǎn)品，組織參展人員，設(shè)計(jì)運(yùn)作流程，使現(xiàn)場的接待、講解、洽談、簽約活動非常的井然有序，還有就是擬定參展的費(fèi)用預(yù)算。再次，制訂某些非常實(shí)用的策略，構(gòu)思某些獨(dú)特新穎的策劃，使一個(gè)簡單的參展活動成為一次影響非凡的商業(yè)推廣，這是衡量我們組織能力和策劃能力的一次機(jī)會。高級秘書對于上司的重要性，也正是從這種發(fā)揮中得以清楚地體現(xiàn)。將上述計(jì)劃與預(yù)算呈報(bào)上司審批，并且在上司授權(quán)的情況下關(guān)心甚至親自參與整個(gè)參展過程，在參展現(xiàn)場直接處理各類問題，確保成功參展。最后，做好展覽會結(jié)束的善后工作，并且親自擬定或組織有關(guān)人員撰寫總結(jié)報(bào)告提交給上司。巧妙安排商務(wù)談判場所安排談判場所應(yīng)舒適簡潔寬敞大氣，談判桌要寬大，座椅、少發(fā)要舒服，環(huán)境布置要有商業(yè)氣氛，沒必要為了高雅而故弄玄虛，將談判場所弄得像個(gè)藝術(shù)陳列室。在商務(wù)談判中，雙方的主談?wù)邞?yīng)該居中坐在平等而相對的位子上，談判桌應(yīng)該是長而寬闊、明凈而考究的；其他談判人員一般分列兩側(cè)而坐。這種座位的安排通常顯示出正式、禮貌、尊重、平等。如果是多邊談判，則各方的主談?wù)邞?yīng)該圍坐于圓桌相應(yīng)的位子。圓桌通常較大，也可分段而置；翻譯人員及其他談判工作人員一般圍繞各自的主談?wù)叻至袃蓚?cè)而坐，也可坐于主談?wù)叩纳砗蟆o論是雙邊談判還是多邊談判，桌子和椅子的大小應(yīng)當(dāng)與環(huán)境和談判相適應(yīng)，任何不協(xié)調(diào)與別扭的隨意安排都會給談判者心理帶來壓抑感或不適。與長方形談判桌不同，圓形談判桌通常給人以輕松自在感。所以在一些輕松友好的會見場所，一般采用圓桌。無論是方桌還是圓桌，都應(yīng)注意座位的朝向。通常人們總是認(rèn)為面對門口的座位最具影響力，西方人覺得這個(gè)座位具有權(quán)力感，中國人則習(xí)慣稱此座位為“上座”；而背朝門口的座位最不具影響力，西方人一般認(rèn)為這具座位具有從屬感，中國人習(xí)慣稱此座位為“下座”，因此，在安排就座時(shí)要充分考慮這方面的心理習(xí)慣，避免發(fā)生不愉快，比較合乎社交禮儀的，往往禮待來賓坐上座，否則還不如在第三方場地舉行談判以避諱。你如果在談判中想通過座位的安排暗示影響力，最好的辦法是在座位上擺名牌，指明某人應(yīng)當(dāng)就座于某處，這樣就可對每個(gè)人形成某種影響力。按照雙方各自團(tuán)體中地位高低的順序來排座，也是比較符合社交禮儀規(guī)范的。

1.會場預(yù)約根據(jù)需要，制定最完美的策劃；根據(jù)會議的級別，選擇會議舉辦地；根據(jù)會議的具體情況，確定是否將會議劃分為幾個(gè)分會場，選擇分會場的地點(diǎn)，并提前預(yù)約。2.會場的布局，設(shè)備安裝調(diào)試根據(jù)會議的具體情況，設(shè)計(jì)并安排會場的布局，細(xì)致周到地設(shè)計(jì)好所有的細(xì)節(jié)；根據(jù)需要，準(zhǔn)備會議所需要的所有設(shè)備，并提前安放在指定位置；根據(jù)需要，提前為您調(diào)試好設(shè)備，并進(jìn)行演練，確保會議的順利進(jìn)行。 3.印刷材料的設(shè)計(jì)制作根據(jù)會議的具體需求，設(shè)計(jì)印刷品的樣式、內(nèi)容、選擇圖案；提前把印刷品送到會場或指定位置。4.參會者的接送根據(jù)參加會議者的具體情況以及人數(shù)多少安排相應(yīng)的車輛。5.參會者的餐飲根據(jù)參會人員的喜好，預(yù)定各種形式的餐會：西餐、中餐、自助餐、宴會等等；根據(jù)參會人員的具體情況以及會場和下榻酒店的地點(diǎn)，選擇不同的用餐地點(diǎn)。6.參會者業(yè)余時(shí)間的安排根據(jù)參會人員的喜好，選擇不同的休閑方式；設(shè)計(jì)專門的旅游線路。如何選擇會議場所選擇會場，要根據(jù)參加會議的人數(shù)和會議的內(nèi)容來綜合考慮。最好達(dá)到以下幾個(gè)標(biāo)準(zhǔn)：★大小要適中會場太大，人數(shù)太少，空下的坐位太多，松松散散，會給與會人員一種不景氣的感覺；會場太小，人數(shù)過多，擠在一起，像鄉(xiāng)下人趕集，不僅顯得小氣，也根本無法把會開好。英國首相丘吉爾曾說：“絕對不用太大的房間，而只要一個(gè)大小正好的房間。”★地點(diǎn)要合理臨時(shí)召集的會議，一兩個(gè)小時(shí)即散的，要考慮把會場定在與會人員較集中的地方；超過一天的會議，會場要盡可能離與會者的住所近一點(diǎn)，免得與會者勞碌奔波。★附屬設(shè)施要齊全會場的照明、通風(fēng)、衛(wèi)生、服務(wù)、電話、擴(kuò)音、錄音等各種設(shè)備都要配備齊全。對所有附屬設(shè)備，會務(wù)人員要逐一進(jìn)行檢查。不能夠因?yàn)椤吧洗螘h就是在這里開的，沒有出什么問題”，就草率地認(rèn)為“這回也會同樣順利”。這種不負(fù)責(zé)的態(tài)度，很可能會給會議造成損失。★要有停車場現(xiàn)代社會召集會議，“一雙草鞋一把傘”趕來開會的人已經(jīng)不多了。單車、摩托、汽車都要有停放處，會才開得成。公開場合你會發(fā)言嗎有些時(shí)候，行政、秘書人員不僅僅是做幕后工作，也會有走到前臺發(fā)言的機(jī)會，這時(shí)應(yīng)該好好把握。那么在公開場合發(fā)言需要注意些什么呢?◆為你的講演準(zhǔn)備調(diào)查一些事實(shí)確鑿的材料及一些需要用來回答聽眾提問的資料。◆預(yù)先把要說的內(nèi)容徹底考慮一下，使講話的思路清晰明了。建議在卡片上記下說話要點(diǎn)。◆對著鏡子練習(xí)發(fā)言，特別要注意臉部表情、身體姿勢及手勢的表達(dá)效果。也可以用錄音機(jī)錄下自己的發(fā)言內(nèi)容，找出需要改進(jìn)的地方。◆使用簡潔、明了、易懂的語言。◆保持一種平穩(wěn)挺直的站立姿勢和一種愉快歡樂的表情，要泰然自若，不要拘謹(jǐn)，在需要時(shí)，可用目光掃視聽眾，以引起他們的注意。◆測定自己的發(fā)言時(shí)間，使它保持在一個(gè)許可的時(shí)間范圍內(nèi)。◆用規(guī)范的語言和抑揚(yáng)頓挫的聲調(diào)發(fā)言。尤其要突出你的聲音響度，使它能清楚地傳送到最后一排聽眾的耳朵里。◆控制講話的速度，要不快不慢、恰到好處。◆演講中關(guān)鍵的地方要停頓，以給聽眾一個(gè)思考余地，使他們能夠理解消化所講的內(nèi)容。◆避免反常的行為，如笨拙地翻動發(fā)言稿、頻繁地移動手足等。可以在手里拿一張卡片以保持雙手安靜。◆在系統(tǒng)陳述以前，應(yīng)該為整篇發(fā)言構(gòu)思總體結(jié)構(gòu)。有了這種總體結(jié)構(gòu)的構(gòu)思，對自己全面充分的準(zhǔn)備就有了把握；真正認(rèn)識到自己要講什么和怎樣講；此外它能保證發(fā)言受到歡迎，不至于被認(rèn)為是浪費(fèi)了聽眾的時(shí)間和精力。展覽會安排規(guī)范展覽會是企業(yè)擴(kuò)大影響吸引客戶促進(jìn)交易的重要途徑。從內(nèi)容上看，展覽會既,有專,業(yè)性,的，譬如“英國教育展”；也有貿(mào)易性的，譬如“廣州出口商品交易會”；還有綜合性的，譬如“萬國博覽會”。從形式上看，展覽會有產(chǎn)品展示、交易洽談、宣傳推廣、酬賓娛樂等多種形式。無論什么樣的內(nèi)容與形式，展覽會都有著自己鮮明的主題。因此，參展安排首先必須根據(jù)主題來決定參展的方法。其次，有針對性的籌劃是確保參展成為一次成功演示的關(guān)鍵。我們必須十分清晰詳盡地制訂一份參展計(jì)劃，把所有應(yīng)該考慮的，可能涉及的問題一網(wǎng)打盡，給出十分明確清楚而且卓有成效的答案。具體而言，就是明確參展目的，確定參展內(nèi)容，落實(shí)參展途徑，策劃參展方法，選擇參層位置，辦妥參展手續(xù)，選好參展產(chǎn)品，組織參展人員，設(shè)計(jì)運(yùn)作流程，使現(xiàn)場的接待、講解、洽談、簽約活動非常的井然有序，還有就是擬定參展的費(fèi)用預(yù)算。再次，制訂某些非常實(shí)用的策略，構(gòu)思某些獨(dú)特新穎的策劃，使一個(gè)簡單的參展活動成為一次影響非凡的商業(yè)推廣，這是衡量我們組織能力和策劃能力的一次機(jī)會。高級秘書對于上司的重要性，也正是從這種發(fā)揮中得以清楚地體現(xiàn)。將上述計(jì)劃與預(yù)算呈報(bào)上司審批，并且在上司授權(quán)的情況下關(guān)心甚至親自參與整個(gè)參展過程，在參展現(xiàn)場直接處理各類問題，確保成功參展。最后，做好展覽會結(jié)束的善后工作，并且親自擬定或組織有關(guān)人員撰寫總結(jié)報(bào)告提交給上司。巧妙安排商務(wù)談判場所安排談判場所應(yīng)舒適簡潔寬敞大氣，談判桌要寬大，座椅、少發(fā)要舒服，環(huán)境布置要有商業(yè)氣氛，沒必要為了高雅而故弄玄虛，將談判場所弄得像個(gè)藝術(shù)陳列室。在商務(wù)談判中，雙方的主談?wù)邞?yīng)該居中坐在平等而相對的位子上，談判桌應(yīng)該是長而寬闊、明凈而考究的；其他談判人員一般分列兩側(cè)而坐。這種座位的安排通常顯示出正式、禮貌、尊重、平等。如果是多邊談判，則各方的主談?wù)邞?yīng)該圍坐于圓桌相應(yīng)的位子。圓桌通常較大，也可分段而置；翻譯人員及其他談判工作人員一般圍繞各自的主談?wù)叻至袃蓚?cè)而坐，也可坐于主談?wù)叩纳砗蟆o論是雙邊談判還是多邊談判，桌子和椅子的大小應(yīng)當(dāng)與環(huán)境和談判相適應(yīng)，任何不協(xié)調(diào)與別扭的隨意安排都會給談判者心理帶來壓抑感或不適。與長方形談判桌不同，圓形談判桌通常給人以輕松自在感。所以在一些輕松友好的會見場所，一般采用圓桌。無論是方桌還是圓桌，都應(yīng)注意座位的朝向。通常人們總是認(rèn)為面對門口的座位最具影響力，西方人覺得這個(gè)座位具有權(quán)力感，中國人則習(xí)慣稱此座位為“上座”；而背朝門口的座位最不具影響力，西方人一般認(rèn)為這具座位具有從屬感，中國人習(xí)慣稱此座位為“下座”，因此，在安排就座時(shí)要充分考慮這方面的心理習(xí)慣，避免發(fā)生不愉快，比較合乎社交禮儀的，往往禮待來賓坐上座，否則還不如在第三方場地舉行談判以避諱。你如果在談判中想通過座位的安排暗示影響力，最好的辦法是在座位上擺名牌，指明某人應(yīng)當(dāng)就座于某處，這樣就可對每個(gè)人形成某種影響力。按照雙方各自團(tuán)體中地位高低的順序來排座，也是比較符合社交禮儀規(guī)范的。

想舉辦一場成功的會議都離不開周密的會議策劃分析，會議策劃不僅僅只是為了讓流程更清晰明朗，更主要的是希望通過會議讓在場的所有人員實(shí)現(xiàn)共鳴達(dá)到預(yù)期會議目的，一場真正成功的會議是要能感染到所有在場參會的人員融入到會議思想中來。

第一、可使整個(gè)過程有條不紊

一場大型的會議不僅參會人數(shù)量多而且過程步驟繁瑣，有了完善的會議策劃才能讓整個(gè)過程呈現(xiàn)有條不紊，并且所有工作人員分配到位及所有的參會人員安排妥當(dāng)，流程走向明確，減少在會議過程中出現(xiàn)各種失誤或錯(cuò)亂。

第二、能讓會議主題思想明確

一場會議都需要圍繞一個(gè)主題思想來展開，才能在整個(gè)會議舉辦過程中引導(dǎo)大家有明確的會議方向，會議策劃是非常有必要也是突顯會議主題思想的關(guān)鍵，沒有經(jīng)過縝密的會議策劃就不能將會議的主題思想逐步表現(xiàn)出來并傳遞給所有的會議人員。

第三、可減少會議經(jīng)費(fèi)的投入

俗話說“有策劃才能有規(guī)劃才能有預(yù)算”，不至于臨時(shí)抱佛腳手忙腳亂的還為會議增添經(jīng)費(fèi)，有了合理的會議策劃還能為減少會議經(jīng)費(fèi)的投入，不但可將會議的效果發(fā)揮到最好還能節(jié)省沒有必要的成本投入。

【溫馨提示】會議策劃的重要性和會議策劃的重要性有哪些的問題，以上的文章解決了您的問題嗎？部分內(nèi)容來自網(wǎng)絡(luò)，僅供參考，請以實(shí)時(shí)信息為準(zhǔn)或撥打服務(wù)熱線詳詢。青島會議公司提供：青島會議會場，青島會議酒店，青島會議接送，青島會議服務(wù)，青島會議用車，青島會議公司策劃，青島會議接待服務(wù)等。